Os relatórios gerenciais são uma fonte de inteligência de negócios que ajuda os gestores a tomar decisões mais precisas e baseadas em dados. Porém, esses relatórios são tão importantes quanto o trabalho necessário para prepará-los e apresentá-los. Neste post, apresentamos um pouco do histórico e do contexto dos relatórios gerenciais e, em seguida, 11 práticas essenciais que você pode usar para garantir que seus relatórios sejam eficazes.
O que é um relatório de gestão?
Os relatórios gerenciais visam informar os gerentes sobre os diferentes aspectos do negócio, a fim de ajudá-los a tomar decisões. Eles coletam dados de vários departamentos da empresa, rastreando os principais indicadores de desempenho (KPIs) e os apresentam de maneira compreensível. Eles basicamente mostram o desempenho do negócio durante um período específico, com informações financeiras e operacionais. Os relatórios fornecem informações sobre o desempenho da empresa, capacitando os tomadores de decisão a encontrar o caminho certo para aumentar a eficiência operacional e tomar decisões pertinentes para manter a empresa competitiva.
No início, relatórios financeiros
A maioria das pessoas está familiarizada com os relatórios financeiros, que sua empresa deve manter para fins de contábeis. Esses relatórios são geralmente divulgados “após o fato” e seguem um conjunto muito claro e estabelecido de diretrizes.
Embora esses relatórios sejam úteis para fins legais, não são ideais para a tomada de decisões. Eles oferecem uma visão geral das operações de negócios, mas sem insights ou dados granulares que são úteis para fazer escolhas estratégicas.
Otimizando os relatórios financeiros
Esse aspecto levou algumas empresas a tentar transformar seus relatórios financeiros para fins legais em ferramentas de tomada de decisão, incluindo informações adicionais neles. Embora essa abordagem tenha algum mérito, ela tem uma grande desvantagem: maior complexidade e custo de tempo. Considerando que os relatórios financeiros precisam cumprir determinados prazos legais e que qualquer informação adicional fará com que sejam preparados de maneira mais demorada, unir os relatórios em gerenciamento + financeiro não é o ideal. Assim, surgiu a prática de separar os relatórios gerenciais dos financeiros. Os relatórios gerenciais usam muitos dos mesmos dados que os relatórios financeiros, mas apresentados de uma maneira mais útil.
Os relatórios de gerenciamento ajudam a responder a algumas das seguintes perguntas:
- Estou precificando certo?
- Quem são meus clientes mais rentáveis?
- Tenho dinheiro suficiente para fazer a folha de pagamento?
- Devo contratar mais funcionários? Se sim, qual o investimento?
- Onde devo investir minha verba de marketing?
Para responder a essas perguntas, você precisará de um relatório de gerenciamento financeiro, focado não nos requisitos legais, mas no nível de negócios e na tomada de decisões. Em essência, os relatórios de dados são uma forma específica de inteligência de negócios que existe há algum tempo. No entanto, o uso da tecnologia está facilitando esse processo.
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Por que é importante escrever um relatório de gestão?
Em qualquer função e setor, os relatórios são mais do que úteis, são cruciais para o bom funcionamento da empresa.
A geração de relatórios é ainda mais importante na gestão da empresa, pois possui riscos mais altos e possui decisões interdisciplinares maiores. Em geral, os relatórios são importantes para a gestão por vários motivos: medem métricas estratégicas para avaliar e monitorar o desempenho, estabelecem benchmark sobre o desempenho, permitem que a empresa aprenda com sua atividade deixando um histórico e, finalmente, aprimora a comunicação. Aqui está uma pequena lista de benefícios dos relatórios gerenciais:
- Medindo métricas estratégicas para avaliar e monitorar o desempenho: se a empresa quiser crescer, precisa implementar uma maneira de, além de medir seu desempenho em relação aos seus concorrentes, o seu próprio.
- Ajudando a empresa a entender sua posição: um relatório gerencial fornece as métricas corretas para obter uma visão da saúde e evolução da empresa.
- Definindo benchmarks de desempenho nítidos: graças a esse histórico, você tem um benchmark regular sobre o desempenho operacional e financeiro.
- Aprendendo e reproduzindo – ou não: os benchmarks são um guia para informar o que funciona e o que não funciona. Com isso, você pode aprender as melhores práticas a serem desenvolvidas ou as piores a serem evitadas.
- Aprimorando a comunicação: relatórios gerenciais desenvolvem a visibilidade das diferentes atividades entre departamentos e melhoram a comunicação dentro da empresa.
- Melhorando a colaboração: como resultado direto da comunicação interna aprimorada, os relatórios melhoram a colaboração interdepartamental. Com as pessoas trabalhando de maneira coesa em busca de um objetivo comum, os departamentos podem usar as descobertas de dados dos relatórios gerenciais para colaborar em projetos ou iniciativas específicas, catalisando o sucesso em várias áreas-chave.
- Impulsionando o engajamento e a motivação: um relatório bem elaborado torna os dados críticos da empresa acessíveis a todos, o que melhora o desempenho individual. Quando as pessoas estão apresentando um desempenho ótimo e sendo reconhecidas por seu trabalho, elas se tornam mais engajadas, inspiradas e motivadas. Isso, por sua vez, aumentará a produtividade em toda a organização.
- Promovendo o crescimento contínuo dos negócios: relatórios sólidos aprimoram a produtividade e a tomada de decisões, o que promove a consistência e o crescimento contínuo dos negócios. Se você crescer consistentemente ao longo do tempo, garantirá o sucesso a longo prazo – o benefício mais poderoso dos relatórios de gestão.
As melhores práticas
O que deve ser incluído em um relatório de gerenciamento e como escrevê-lo
Aqui, apresentamos 11 dicas essenciais que você pode aplicar a diferentes tipos de relatórios.
1) Defina as metas e objetivos estratégicos
Para cada relatório que você elaborar, você precisará começar com um objetivo em mente. Por que você precisa desse relatório em primeiro lugar? Você conhece os principais impulsionadores do seu negócio? Como você pode saber se seus preços estão corretos? Como você define sucesso? Faça a si mesmo algumas perguntas importantes de análise de dados que ajudarão você a atender às necessidades do relatório.
Depois de saber o que está sendo analisado e por que, será muito mais fácil definir os indicadores de desempenho que acompanharão cada aspecto específico do desempenho. Não siga adiante sem ter definido pelo menos duas a três metas.
2) Escolha os KPIs certos para o seu público
Se você precisa focar em um pequeno número de KPIs, quais você deve utilizar? Depende do seu público-alvo.
Por exemplo, um gerente de vendas e um gerente de marketing desejam ver diferentes KPIs. E o gerente de marketing estará interessado em dados diferentes dos do diretor de marketing. Um bom gerenciamento de KPI é fundamental no processo de geração de relatórios. Uma boa forma de superar o desafio de escolher as métricas corretas é pensar: que perguntas orientadas por dados os leitores deste relatório desejam responder? Um gerente de vendas pode estar interessado em quais de seus representantes estão com o melhor desempenho, enquanto um gerente de marketing pode querer saber qual parte do conteúdo está com o melhor desempenho em termos de novas capturas de e-mail. Somente depois de responder a essa pergunta, você poderá atender às expectativas do seu público e se beneficiar de relatórios eficazes. Você também pode ler nosso artigo sobre relatórios de KPI, onde pode encontrar conselhos preciosos sobre como escolher seus KPIs.
3) Leve em consideração o feedback do cliente
Uma prática recomendada é a análise do feedback do cliente. O feedback do cliente afeta o desempenho geral de uma organização, pois atende à capacidade da organização de atender às necessidades de seus clientes. O feedback dos clientes não apenas ajuda as equipes a avaliar o que estão fazendo de errado, mas também o que estão fazendo de certo.
Os relatórios de pesquisas de feedback podem ajudar a formar uma estratégia mais orientada a dados. Por exemplo, ele pode ser aproveitado para informar o roteiro do produto, identificar pontos problemáticos no site (usabilidade) e aumentar a satisfação geral do cliente.
Você deseja avaliar a satisfação geral do cliente? Mostre a evolução do seu Net Promoter Score (NPS). Depois, analise os comentários abertos associados às suas pontuações para formular uma estratégia.
4) Faça uma análise histórica e de tendências
Os seres humanos são persuadidos principalmente através de três tipos diferentes de informações: contexto, conteúdo e significado. Quando você conta uma história usando os dados do seu relatório, pode utilizar todos eles. Essa forma é desafiadora, mas você tem algumas ferramentas à sua disposição e algumas dicas:
- Usando períodos e dados históricos: as histórias seguem um padrão de início, meio e fim e, com o uso da exibição de uma tendência de dados ao longo do tempo, você pode obter algo semelhante. Por exemplo, você pode comparar a receita no primeiro trimestre deste ano com a receita no primeiro trimestre do ano passado.
- Contrastando diferentes KPIs e métricas entre si: por exemplo, mostrando um número de receita desejado versus o número real neste trimestre.
Vamos dar um exemplo, de como você pode usar seletivamente KPIs para contar uma história específica: você é o gerente de marketing e precisa justificar seus gastos atuais em marketing de conteúdo para o CEO. Ele não se importa com inscrições por e-mail ou visitas à página. Não, seu CEO está interessado em receita e ROI (um elemento essencial de qualquer relatório de gerenciamento financeiro eficaz). É seu trabalho conectar os KPIs que você analisa a receita, para que seu CEO entenda a importância do investimento no seu departamento.
Você pode mostrar as seguintes variáveis:
- Números de e-mails captados em comparação com o último trimestre
- Quantas novas inscrições você recebe por semana, em média
- A média de inscrições que você recebeu por semana no último trimestre
- Qual a receita, em média, por cada novo assinante de e-mail e calcula o ROI esperado
Usando todos esses dados, você pode responder à seguinte pergunta: quanta receita nova está sendo impulsionada por sua nova estratégia de marketing de conteúdo?
Esse é o tipo de análise histórica que pode ampliar ou interromper a alocação de financiamento para um departamento.
5) Torne seu relatório visualmente agradável
A mente humana não pode processar muitos dados ao mesmo tempo sem ficar sobrecarregada. Ficar sobrecarregado leva ao cansaço da decisão – o que torna mais difícil para sua equipe de gerenciamento pensar estrategicamente. É por isso que, quando se trata desse nível de relatório, você deve se lembrar do mantra de “menos é mais”. Como regra geral, exibir três a seis KPIs em um relatório é um bom intervalo, e ir muito que isso não será eficiente.
Isso não significa que você não pode ter outros dados apresentados – mas você deve ter uma hierarquia clara de importância visual em seu relatório e fornecer apenas os pontos mais importantes para seus KPIs. Outras métricas devem ocupar posições secundárias ou terciárias.
6) Deixe seu relatório muito claro
Na redação comercial e nos relatórios gerenciais, a clareza é o objetivo principal. Isso tem várias implicações para o design do seu relatório:
- Dê bastante espaço em branco, verifique se as cores se destacam e selecione as cores com cuidado.
- Não se esqueça das pequenas coisas – exiba um período próximo aos dados e verifique se está claro se um determinado KPI é bom, ruim ou neutro. Uma boa maneira de fazer isso é comparando os valores esperados com os reais, como a receita esperada com a receita real deste mesmo trimestre.
- Use métricas comuns que todos que lerão o relatório possam entender e ter experiência com o uso.
7) Seja digital!
Uma prática importante para os relatórios de gerenciamento é abandonar os relatórios em papel e ficar no digital. O Gerenciador de Relatórios do SIGER, é uma ferramenta importante nesse sentido.
Esses relatórios digitais podem ser interativos, permitindo que você escolha diferentes dados, formatos de gráficos, segmentações, conforme desejar.
8) Encontre um equilíbrio com suas visualizações de dados
Outra maneira de garantir que seu relatório de gerenciamento seja eficiente é garantir que suas diversas visualizações sejam equilibradas.
Ao escolher os tipos de visualização de dados, é importante considerar os princípios básicos de design e, ao mesmo tempo, considerar se cada gráfico ou exibição funciona de forma coesa para fornecer informações essenciais sem causar conflito ou consumir muito tempo.
Ao levar em consideração as práticas recomendadas dos relatórios de gerenciamento anteriores, testar suas opções de visualização de dados e levar em consideração suas principais metas, você criará um relatório gerencial que obtém resultados reais.
9) Torne seu relatório digital e interativo
É claro que utilizar um software para a criação de relatórios de gerenciamento é essencial na era tecnológica. E, como mencionado anteriormente, duas das vantagens significativas dos sistemas de relatórios de gerenciamento digital são a funcionalidade interativa e os recursos personalizáveis.
Ao poder personalizar seus relatórios com facilidade e aproveitar os recursos interativos, você pode desenvolver sua seleção de visualização de dados e projetar práticas recomendadas.
10) Entregue dados em tempo real
Em relação aos principais tipos de relatórios de gerenciamento, é importante entender quando se basear em informações em tempo real, sabendo quando tornar esse tipo de dados dinâmicos o recurso mais importante.
Mas o que é importante considerar com qualquer amostra de relatório de gerenciamento é garantir que suas informações em tempo real estejam totalmente alinhadas com seus objetivos.
Ao criar seu relatório, veja o que você deve fazer para garantir que seus dados em tempo real estejam alinhados com seus objetivos principais:
- Revise seus principais objetivos e seleções de KPI, analisando se suas métricas em tempo real ‘contam uma história’ ou ‘pintam uma imagem’ da qual seu público se beneficiará.
- Gere seu relatório por uma semana, testando-o para verificar se suas informações em tempo real o ajudam a atingir seus objetivos e a tomar decisões rápidas.
- Peça a outras partes interessadas da organização para testar seu relatório e oferecer feedback e faça ajustes, alterações ou personalizações de acordo.
11) Mantenha seus painéis acessíveis e melhore constantemente
Expandindo o ponto anterior: seja um relatório de gerenciamento financeiro, um relatório mensal de gerenciamento ou qualquer outro tipo de relatório, as melhorias contínuas garantirão que suas ofertas permaneçam relevantes e acionáveis.
O mundo dos negócios está em constante evolução e, como tal, objetivos, metas, estratégias e iniciativas de negócios estão sempre mudando para se adaptar aos diferentes cenários. Para garantir que seus relatórios funcionem para você de maneira sustentável, você deve testar periodicamente cada relatório para verificar se há dados ou KPIs irrelevantes enquanto procura por ineficiências.
Nesse ponto, você já terá definido a estrutura dos seus relatórios e, ao dedicar tempo suficiente para fazer atualizações e melhorias, permanecerá sempre um passo à frente da concorrência.
Como preparar um relatório de gerenciamento
“O conhecimento se tornou o principal recurso econômico e a fonte dominante, se não a única, de vantagem competitiva”. – Peter F. Drucker
Para resumir as principais e consolidar o assunto “o que é relatório de gerenciamento”, aqui está uma lista das onze práticas recomendadas de relatório de gerenciamento que você deve usar para preparar um relatório ou visão geral sólida. Ao reservar um tempo para se familiarizar com essas abordagens, você impulsionará suas iniciativas mais cedo do que pensa.
Sem mais, vamos resumir:
- Defina as metas e objetivos estratégicos: comece definindo o que deseja alcançar, por que precisa escrever esse relatório e para quem está escrevendo.
- Escolha os KPIs certos para o seu público: áreas diferentes têm necessidades diferentes.
- Leve o feedback do cliente em consideração: os clientes são a espinha dorsal de qualquer empresa e você precisa entender o que sua empresa está fazendo de errado e de certo.
- Melhore suas habilidades de contar histórias: você tem dados concretos em suas mãos que precisam ser entendidos por todos. Esclarecê-los com uma boa história, apoiada por um painel abrangente, transmitirá suas ideias mais facilmente.
- Torne seu relatório visualmente agradável: com a ajuda de um software, você poderá criar relatórios atraentes em pouco tempo.
- Clareza é a palavra de ordem: siga alguns princípios de apresentação e design enquanto elabora seu relatório.
- Seja digital: os relatórios em papel são do passado. Coloque suas mãos em uma ferramenta que permitirá consolidar seus dados em um único local, criar relatórios interativos com rapidez e facilidade, com informações sempre atualizadas.
- Atingindo o equilíbrio: para garantir o máximo aproveitamento dos painéis digitais centralizados, você precisa garantir que as visualizações funcionem bem e ajudar as pessoas a obter rapidamente informações com facilidade, sem confusão.
- Funcionalidade e interatividade: aproveitando ao máximo a funcionalidade interativa dos softwares, você pode melhorar a capacidade de digitalização dos seus relatórios enquanto usa filtros e caixas de busca detalhada para filtrar mais fundo em importantes informações com facilidade.
- Relevância dos dados em tempo real: as informações em tempo real são inestimáveis para qualquer organização, mas apenas se estiverem alinhadas com as principais metas de relatórios. Teste seus relatórios antes de distribuí-los pela organização, verificando suas métricas em tempo real quanto à clareza e relevância.
- Continue melhorando: o mundo digital está em constante evolução. Você deve testar regularmente seus relatórios, fazendo alterações ou personalizações para resolver quaisquer dados que se tornaram redundantes ou ineficientes. Nunca pare de testar; nunca pare de melhorar.
Com todas essas práticas recomendadas para geração de relatórios, agora você pode fazer relatórios que ajudarão a sua empresa a tomar decisões eficazes baseadas em dados.
“O maior valor de uma imagem é quando ela nos força a perceber o que nunca esperávamos ver”. – John W. Tukey