No processo de escolha de um sistema ERP, existem vários aspectos de decisão e fatores. Por onde começar? Quais são os principais critérios de seleção que você e sua equipe precisam conhecer antes de começar?
Para lhe ajudar neste desafio, seguem seis aspectos importantes para a escolha de um sistema ERP, para guiá-lo enquanto você tenta encontrar a melhor solução para o seu negócio:
1. Metas e objetivos da empresa
A principal razão para mudar para um novo sistema ERP é apoiar as metas da sua empresa. Toda empresa tem objetivos diferentes. Alguns exemplos podem ser:
Objetivos de crescimento: posso dobrar meus resultados com os recursos que tenho?
Objetivos de eficiência: posso executar tarefas e eliminar o retrabalho, para que cada processo precise ocorrer apenas uma vez?
Velocidade para atingir as metas: posso levar meu produto ao mercado mais rapidamente, atendendo a todos os requisitos regulatórios e, assim, ganhar participação de mercado mais rapidamente?
2. Requisitos funcionais do software
Certamente, todas as empresas compartilham operações gerais: contabilidade e vendas, por exemplo. Mas em termos de funcionalidades, seu negócio específico ditará os detalhes. As necessidades da sua empresa direcionarão os recursos mais importantes para você. Lembre-se de todas as funções que ocorrem em um dia normal e tente revisar todas as áreas da lista, mesmo que seus processos atuais estejam sendo realizados “fora do sistema” em planilhas ou quadros brancos. É o momento para identificar todos os detalhes.
3. Tecnologia e evolução futura da ferramenta
O custo da alteração de um sistema ERP inclui muito mais do que o preço do software, inclui interrupção dos negócios, treinamento e investimento de tempo. A escolha de um sistema ERP que se mantem atualizado com novas tecnologias, recursos, atendendo a legislação proporcionará um investimento melhor em longo prazo.
4. Orçamento e recursos
Há uma grande variação no preço do software ERP. O sistema com o preço mais alto pode ser cinco vezes o custo da solução mais barata. Há uma razão para isto. Algumas empresas precisam da funcionalidade avançada incorporada a um sistema de preço mais alto, mas outras podem ter critérios menos complexos e podem escolher uma solução de ERP com preço mais moderado. Não pense necessariamente que mais caro é melhor. Há um custo para executar cada tipo de sistema. Um sistema com preço mais alto pode ser projetado para empresas com tarefas individuais. Esses sistemas dividem as funções em pedaços pequenos. Uma empresa menor, com pessoas que realizam várias tarefas, pode achar que está executando muitas etapas extras e diminuindo a eficiência com o sistema mais caro.
5. Uma equipe em que você confia
Quem implementará o sistema? Quem gerenciará o projeto? Quem o apoiará quando as necessidades e / ou processos mudarem? A escolha de pessoas, internas e externas, é provavelmente a mais crítica para o sucesso deste projeto.
Em um estudo realizado pela Deloitte & Touche, as empresas que procuravam um novo sistema foram solicitadas a nomear os dez principais critérios usados para sua seleção. Aqueles que estavam buscando seu primeiro sistema foram contabilizados separadamente das empresas que realizaram a troca para o seu segundo. As respostas foram classificadas em ordem de importância.
Os resultados estão resumidos a seguir:
| Primeiro ERP | Troca de ERP |
| 1 º Preço do Software | 1 º Nível de suporte fornecido pelo revendedor |
| 2 º Facilidade de Implementação | 2 º Histórico de desempenho do desenvolvedor |
| 3 º Facilidade de uso | 3 º Capacidade de adaptação aos negócios |
| 4 º Capacidade de adaptação aos negócios | 4 º Potencial de crescimento |
| 5 º Funcionalidade | 5 º Preço do Software |
| 6 º Capacidade de trabalhar com hardware existente | 6 º Qualidade da documentação |
| 7 º Potencial de crescimento | 7 º Funcionalidade |
| 8 º Nível de suporte fornecido pelo revendedor | 8 º Facilidade de uso |
| 9 º Qualidade da documentação | 9 º Facilidade de Implementação |
| 10 º Histórico de desempenho do desenvolvedor | 10 º Capacidade de trabalhar com hardware existente |
6. Defina o processo
Esta é a parte que todos temem. Reuniões, demonstrações e pesquisas tendem a gerar mais perguntas do que respostas. Uma abordagem de equipe pode ajudar o processo, mas também pode desacelerar as coisas. É melhor decidir quem está na equipe de tomada de decisão antes de começar. Considere as necessidades de todas as partes interessadas e não permita que nenhum grupo ofusque as necessidades do restante da empresa. Contabilidade / Finanças, Distribuição, Manufatura, TI, Recursos Humanos, Compras, Vendas, Marketing e Gerenciamento Executivo, todos têm visões diferentes sobre o que eles acham que é crítico. Ouça os vários grupos, mas não fique preso com as necessidades de ninguém. Estes geralmente podem ser conciliados.
