Disponibilizamos a seguir os procedimentos atualizados, necessários para a realização da rotina de encerramento de exercício contábil no SIGER®, para que todos usuários consigam efetuá-la com segurança e tranquilidade.
Deverão ser acessadas as seguintes opções de menu para parametrização, configuração e realização dos procedimentos de encerramento:
Opção 1.1-P PARÂMETROS DO SISTEMA
Acessando o Botão ‘Contabilidade’ deverá ser efetuado o cadastramento de 4 (quatro) históricos contábeis, que serão utilizados nos lançamentos de transferência dos saldos das contas de resultado e na transferência do resultado apurado (lucro/prejuízo) para o patrimônio líquido. Importante observar que os históricos definidos nos parâmetros serão utilizados em todas as empresas/siglas cadastradas no sistema.
Opção 1.2-A CADASTRO DE EMPRESAS
Acessando o Botão ‘Encerramento Exercício’, deverá ser informado o código analítico da conta de resultado do exercício, para onde serão transferidos os saldos das contas de resultado (receitas/despesas) no encerramento do exercício.
Marcando o campo ‘Faz lançto transf.p/PL aut.’ e informando as contas analíticas do Patrimônio Líquido (PL) para lançamento do lucro/prejuízo o sistema irá efetuar automaticamente esses lançamentos.
Caso o usuário deixe o campo desmarcado, necessitará fazer os lançamentos manualmente.
Opção 4.3-G GERAÇÃO DA DEMONSTRAÇÃO
A rotina de geração da demonstração de resultados deve ser efetuada antes da rotina de encerramento de exercício. Após o encerramento não será possível gerar o DRE, pois as contas de resultado estarão com seu saldo ZERADO.
OBSERVAÇÃO: antes de gerar a demonstração, é preciso ter elaborado sua estrutura e fazer sua configuração no plano de contas (se ainda não tiver sido feito), conforme explicativo complementar em = > DICAS – ESTRUTURANDO A DRE, disponibilizado ao final destes procedimentos.
Opção 4.5-E ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO
Ao acessar essa opção o sistema irá realizar automaticamente lançamentos transferindo os saldos das contas de resultado para a conta que estiver configurada no cadastro da empresa (conforme indicado anteriormente)de resultado do exercício, zerando-as.
Se no cadastro da empresa (1.2-A) não tiver sido marcado o campo ‘Faz lançto transf.p/PL aut.’ e configuradas as contas contábeis para esse lançamento, ao acessar a opção 4.5-E, inicialmente será exibida uma mensagem para informar ao usuário, caso desejar prosseguir, efetuando o lançamento manualmente, deve clicar no SIM, se desejar utilizar o lançamento automático, deve clicar no NÃO e acessar a opção indicada na mensagem para efetuar a configuração necessária.
Na primeira janela o campo ‘Já gerou demonstrativo resultado’ deverá ser marcado, pois antes dessa rotina já deverá ter sido feita a geração da demonstração de resultado – DRE (4.3-G).
Na segunda janela o campo ‘Já efetuou o backup’ deverá ser marcado, informando o número do lote a ser criado (mês/ano ou os quatro dígitos do ano, por exemplo) e sua descrição, clicando em avançar.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
1) SE estiver informado no cadastro da empresa (1.2-A – Encerramento de exercício), uma conta de resultado para transferência dos saldos, ao avançar na rotina de encerramento será exibida mensagem com o valor apurado:
Clicando no SIM, será aberta a janela de manutenção de lançamentos, onde o usuário deverá efetuar a inclusão do lançamento de destinação do resultado para o patrimônio líquido (lucro/prejuízo), zerando assim a conta de resultado do exercício:
2) SE informado no cadastro da empresa (1.2-A – Encerramento de exercício), uma conta do patrimônio líquido para transferência dos saldos, ao avançar na rotina de encerramento será exibida mensagem com o valor do resultado apurado para informar ao usuário, não sendo necessário efetuar mais nenhum lançamento, pois o resultado do exercício já constará no PL (patrimônio líquido):
Opção 4.6-G GERA EXERCÍCIO SEGUINTE
Ao efetuar esta rotina o sistema irá criar uma cópia do arquivo do plano de contas do ano corrente para o próximo exercício (ano seguinte).
Opção 4.6-A ATUALIZA BALANÇO DE ABERTURA
Ao acessar essa opção o sistema irá transferir os saldos finais das contas patrimoniais (ativo/passivo) do exercício atual (corrente) para o ano seguinte gravando o valor do resultado anterior nas contas de resultado. Esta rotina somente poderá ser efetuada após o encerramento do exercício (4.5-E) e ter sido gerado o exercício seguinte (4.6-G).
IMPORTANTE: É imprescindível que os códigos analíticos não tenham sido alterados, com mudanças na descrição e finalidade das contas, ou então, transferidos de grupos com outra função de registro, pois o sistema irá atualizar os saldos rastreando e atualizando os valores pelos códigos analíticos (reduzidos) das contas.
1. ESTRUTURANDO A DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADO – DRE
INTRODUÇÃO
A estrutura da Demonstração de Resultados – DRE deve ser definida pelo usuário, em atendimento aos critérios determinados pelo Contador ou Responsável Técnico pela Contabilidade da empresa.
No módulo de contabilidade é possível fazer a definição dos níveis da DRE em qualquer grau no plano de contas, a partir do 3º grau (contas sintéticas), e utilizar sub-totalizadores na demonstração, acumulando os saldos por níveis, contas ou grupos.
OBSERVAÇÃO: A opção de utilizar a definição da DRE somente no 3º grau, ou em qualquer grau deve ser feita por cada usuário, de acordo com suas necessidades de estruturação.
A estruturação e definição dos totalizadores da DRE, pode ser realizada de duas formas, possibilitando configurar de maneira genérica, para todas as empresas existentes no sistema, ou podendo ser específica por empresa e por ano. A estrutura indicada na opção 1.1-T será genérica, ou seja, comum a todas as siglas existentes no sistema, e a estrutura indicada na opção 1.2-A será específica para aquela empresa.
A mensagem informativa abaixo é exibida na opção 1.1-T, para lembrar ao usuário que ele tem essa possibilidade na utilização da estrutura da DRE:
CONFIGURAÇÕES
Deverá ser montada a estrutura da demonstração, na opção 1-Cadastros, 1-Parâmetros, T-Totais da Demon.Resultados, que posteriormente será utilizada na configuração do plano de contas, na opção 1-Cadastros, 6-Plano de Contas, A-Alteração de Contas, em todas as contas de resultado (receitas/despesas). A estrutura de DRE configurada nos parâmetros será utilizada para todas as siglas existentes no sistema, que não tenham estrutura individualizada configurada no seu cadastro.
Opção 1.1-T TOTAIS DA DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADO
—-> PARA DEFINIR A DRE EM QUALQUER GRAU a partir do 3º – na opção 1-Cadastros, 2-Empresas, A-Alteração de empresas, botão Dados Adicionais, marcar o campo: “Define DRE em qualquer grau”.
Utilização da DRE somente no 3º grau: não marcando o campo acima mencionado “Define DRE em qualquer grau”, na opção 1-Cadastros, 6-Plano de Contas, A-Alteração de Contas, os níveis do demonstrativo deverão ser associados às contas contábeis do 3º grau (sintéticas). Exemplo: 4.01.01
Utilização da DRE a partir do 3º grau: marcando o campo acima mencionado “Define DRE em qualquer grau”, na opção 1-Cadastros, 6-Plano de Contas, A-Alteração de Contas, os níveis do demonstrativo poderão ser associados às contas contábeis do 3º grau (sintéticas) em diante.
IMPORTANTE: se desejar definir o nível do DRE em contas de 4º grau (sintéticas) ou superior (5º, 6º… sintéticas ou analíticas), nas contas de graus anteriores (3º) deverá estar associado no campo “Totalizador do DRE” a opção 0-Não gera demonstração resultados.
DICA PARA CONFERÊNCIA NO PLANO DE CONTAS:
Para conferir se todas as contas de resultado do plano de contas estão com os níveis da DRE configurados, acesse a opção 1.6-D, e visualize os níveis, conforme coluna destacada na tela abaixo:
—-> UTILIZAR SUB-TOTALIZADORES NA DEMONSTRAÇÃO – na opção 1-Cadastros, 1-Parâmetros, T-Totais da Demon.Resultados, campo “Tipo de totalizador”, existem três diferentes opções de utilização:
1-Contas (saldo acumulado): utilizada para listar o saldo acumulado das contas de todos níveis até este totalizador. (esse tipo de totalizador representa a forma como o sistema vinha acumulando os níveis nas versões anteriores, opção utilizada por todos clientes, agrupando os saldos das contas)
2-Contas (total do nível): utilizada para listar o saldo apenas das contas deste totalizador.
3-Grupos (níveis DRE): utilizada para listar o somatório de outros totalizadores. Poderão ser selecionados totalizadores com tipo 1-Contas (saldo acumulado) e 2-Contas (total do nível), mas somente com níveis inferiores.
—-> CONFIGURAR NÍVEIS DA DEMONSTRAÇÃO DIFERENCIADO POR EMPRESA/ANO – na opção 1-Cadastros, 2-Empresas, A-Alteração de Empresas, botão Plano de Contas e botão Desc. Totais demonstração é possível definir a estrutura da DRE, que será utilizada para a empresa em um ano específico. Ao configurar desta maneira pode ser aproveitada a estrutura existente nos parâmetros (1.1-T).
Após selecionar o botão Desc. Totais demonstração, será exibida a seguinte mensagem:
RESSALTAMOS que é fundamental a leitura e compreensão da mensagem acima (assim como todas mensagens/telas exibidas pelo sistema). A mensagem informa que ao ser configurada uma única vez (ano) no cadastro da empresa (1.2-A) a estrutura da DRE, o sistema passará a buscar sempre dali, ignorando a estrutura informada nos parâmetros (1.1-P)para aquela empresa/sigla.
Algumas opções frequentemente utilizadas pelos usuários para conferência:
Opção 4.3-G GERAÇÃO DA DEMONSTRAÇÃO
Sempre que forem efetuados lançamentos em contas de resultados, antes de listar a demonstração, a mesma deverá ser gerada. Isso se deve ao fato de que o sistema precisa verificar o novo saldo das contas de resultados, para atualização dos valores e da apuração do resultado.
Opção 4.3-L LISTAGEM DA DEMONSTRAÇÃO
Selecione o grau de listagem das contas e o período no qual os saldos serão acumulados. Nesta opção é possível a visualização da listagem em vídeo, a impressão, a geração em PDF ou a exportação como planilha EXCEL.
Opção 4.3-D CONSULTA DEMONSTRAÇÃO
Executa a mesma operação da listagem, porém apenas para consulta em vídeo.
2. COMO DESFAZER O ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO
Se por alguma razão for necessário desfazer o encerramento de um exercício, deve-se proceder da seguinte forma:
Deverá ser excluído na opção 2.4-X o lote criado na rotina de encerramento do exercício (4.5-E). Com a exclusão desse lote, os saldos das contas de resultado retornarão a posição anterior ao encerramento, sendo excluído inclusive o lançamento da transferência do resultado apurado (lucro/prejuízo), que deve ter sido feito nesse lote.
Após os ajustes necessários nos lançamentos, deverão ser realizados novamente TODOS os procedimentos para o encerramento do exercício, conforme orientações mencionadas acima.
3. PROCESSAMENTO SIMULTÂNEO EM DIVERSOS EXERCÍCIOS EM ABERTO
É facultativo o encerramento do exercício atual antes da geração do seguinte, sendo possível realizar movimentos em diversos exercícios simultaneamente, sem haver a necessidade de encerrar um ano, para poder movimentar o ano seguinte.
4. NAVEGAÇÃO NOS DIVERSOS EXERCÍCIOS CONTÁBEIS DE UMA SIGLA
É possível navegar entre os anos e siglas em processamento no sistema com a tecla F9, informando a sigla da empresa e o ano desejado para manutenção.
5. CONFIGURAÇÃO DE ANO PADRÃO DE ACESSO
O ano padrão que o sistema acessa inicialmente é o que está configurado no cadastro da empresa (1.2-A – botão dados adicionais), no campo ‘Data contábil’.
