Em observância às normas contábeis, ao final de cada exercício as empresas necessitam efetuar o encerramento contábil.
Este informativo tem como objetivo principal orientar os clientes sobre os procedimentos que deverão ser realizados no SIGER®, possibilitando que todos consigam efetuá-los com segurança e tranquilidade.
Abaixo descrevemos a forma de configuração e utilização das rotinas:
Opção 1.1-P PARÂMETROS DO SISTEMA
Acessando o Botão ‘Contabilidade’ deverá ser efetuado o cadastramento de 4 (quatro) históricos contábeis, que serão utilizados nos lançamentos de transferência dos saldos das contas de resultado e na transferência do resultado apurado (lucro/prejuízo) para o patrimônio líquido. Importante observar que os históricos definidos nos parâmetros serão utilizados em todas as empresas/siglas cadastradas no sistema.
Opção 1.2-A CADASTRO DE EMPRESAS
Acessando o Botão ‘Encerramento Exercício’, deverá ser informado o código analítico da conta de resultado do exercício, para onde serão transferidos os saldos das contas de resultado (receitas/despesas) no encerramento do exercício.
Marcando o campo ‘Faz lançto transf.p/PL aut.’ e informando as contas analíticas do Patrimônio Líquido (PL) para lançamento do lucro/prejuízo o sistema irá efetuar automaticamente esse lançamento. Caso o usuário deixe o campo desmarcado, necessitará fazer o lançamento manualmente.
Opção 4.3-G GERAÇÃO DA DEMONSTRAÇÃO
Ao gerar pela primeira vez no ano, será exibida a tela:
Ao gerar novamente no decorrer do exercício, para atualizar os valores após ter efetuado mais lançamentos, ao clicar no sim da tela acima, exibirá:
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Geração da demonstração de resultados
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Já existe o arquivo da demonstração.
Gerado com plano normal em 26/11/2010 às 15:25:44,93.
Recriar a demonstração?
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Sim Não
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Observação: Caso já tenha sido efetuado o encerramento do exercício, ao acessar a opção para gerar a demonstração de resultado, será exibida seguinte mensagem:
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SIGER – Confirmação
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O exercício está encerrado!
Deseja gerar a demonstração desconsiderando os lotes de encerramento?
Caso responda NÃO a DRE não será gerada, devendo realizar os ajustes necessários e a geração posteriormente.
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Sim Não
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Importante: Antes de gerar a demonstração é preciso ter elaborado sua estrutura e configurado no plano de contas, conforme explicativo complementar em = > ESTRUTURANDO A DRE – Clique aqui para visualizá-lo.
Opção 4.5-E ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO
Esta opção realizará lançamentos zerando as contas de receitas e despesas, transferindo seus saldos para a conta de resultado configurada no cadastro da empresa (conforme indicado anteriormente).
1) SE no cadastro da empresa (1.2-A) estiver marcado o campo ‘Faz lançto transf.p/PL aut.’ e informadas as contas contábeis, será feito automaticamente o lançamento de transferência do saldo da conta de resultado para o patrimônio líquido.
2) SE no cadastro da empresa (1.2-A) não estiver marcado o campo ‘Faz lançto transf.p/PL aut.’ , ao acessar a opção 4.5-E, será exibida mensagem:
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SIGER – Confirmação
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Empresa não está configurada para fazer os lançamentos de transferência do lucro ou prejuízo automaticamente no encerramento do exercício.
Para fazer o encerramento automático basta configurar os históricos padrões no menu 1.1-P, botão contabilidade e na manutenção de empresas menu 1.2-A, botão encer.exercício e retornar a este menu novamente.
Deseja prosseguir com o encerramento do exercício mesmo assim?
Caso prossiga os lançamentos deverão ser feitos manualmente!
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Sim Não
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Caso desejar prosseguir e efetuar o lançamento manualmente, deve clicar no SIM; se desejar utilizar o lançamento automático, deve clicar no NÃO e acessar a opção indicada na mensagem para efetuar a configuração necessária no cadastro da empresa
Os campos ‘Já gerou demonstrativo resultado’ e ‘Já efetuou o backup’ deverão ser marcados, devendo também ser informado o número do lote a ser criado (sugestão: mês/ano ou os quatro dígitos do ano) e sua descrição, clicando em avançar.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
Se informado no cadastro da empresa (1.2-A – Encerramento de exercício), uma conta do patrimônio líquido para transferência dos saldos, ao efetuar a rotina de encerramento será exibido:
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SIGER – Confirmação
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ATENÇÃO! É aconselhável que seja informada uma conta de resultado do exercício para a transferência dos saldos das contas de receitas e despesas, na rotina de encerramento do exercício contábil. Essa configuração pode ser alterada na opção 1.2-A, botão encer.exercício. Continuar?
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Sim Não
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**Optando pelo “Sim” será possível prosseguir com o procedimento de encerramento, sendo exibida mensagem com o valor do resultado apurado:
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SIGER – Informação
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Lote de encerramento 0001111 criado com sucesso!
Foi apurado saldo do resultado do exercício de 100.000,00 à crédito.
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OK
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Ao clicar no OK, o procedimento de encerramento será concluído, não sendo necessário efetuar mais nenhum lançamento, pois o resultado do exercício já constará no PL (patrimônio líquido):
**Optando pelo “Não” o procedimento de encerramento não será efetuado, sendo necessário ajustar a configuração no cadastro da empresa.
Opção 4.6-G GERA EXERCÍCIO SEGUINTE
Ao efetuar esta rotina o sistema irá criar uma cópia do arquivo do plano de contas do ano corrente para o próximo exercício (ano seguinte), exibindo mensagem informativa:
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SIGER – Atenção
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Esta opção faz a geração do exercício seguinte.
Serão geradas as tabelas para o exercício de 2011, com base na estrutura e configurações do exercício 2010!
Para executar esta rotina, não deve haver nenhum usuário utilizando rotinas que aceitam dados contábeis.
Aconselha-se que todos os usuários saiam do SIGER momentaneamente, até a conclusão desta rotina (poucos segundos).
Caso seja exibida a mensagem de ‘Dados bloqueados’, significa que algum usuário ainda está executando alguma rotina que aceite dados contábeis. Providencie a sua saída e acione a opção ‘continuar’.
Continuar com a geração?
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Sim Não
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Opção 4.6-A ATUALIZA BALANÇO DE ABERTURA
Ao acessar essa opção o sistema irá transferir os saldos finais das contas patrimoniais (ativo/passivo) do exercício atual (corrente) para o ano seguinte. Esta rotina somente poderá ser efetuada após ter sido gerado o exercício seguinte (4.6-G) e feito o encerramento do exercício (4.5-E).
IMPORTANTE: É imprescindível que os códigos analíticos não tenham sido alterados, como mudanças na descrição e/ou finalidade das contas, ou transferidos de grupos com outra função de registro, pois o sistema leva os saldos de um ano para outro, considerando os códigos analíticos (reduzidos) das contas.
***DICAS IMPORTANTES***
“1. ESTRUTURANDO A DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADO – DRE”
A estrutura da Demonstração de Resultados – DRE deve ser definida pelo usuário, em atendimento aos critérios determinados pelo Contador ou Responsável Técnico pela Contabilidade da empresa.
No módulo de contabilidade é possível fazer a definição dos níveis da DRE em qualquer grau no plano de contas, a partir do 3º grau (contas sintéticas), e utilizar sub-totalizadores na demonstração.
OBSERVAÇÃO: A opção de utilizar a definição da DRE somente no 3º grau ou em qualquer grau deve ser feita de acordo com as necessidades de estruturação da empresa.
A estruturação e definição dos totalizadores da DRE, pode ser realizada de duas formas, possibilitando configurar de maneira genérica para todas as empresas existentes no sistema, ou podendo ser específica por empresa e por ano. A estrutura indicada na opção 1.1-T será genérica, ou seja, comum a todas as siglas existentes no sistema e a estrutura indicada na opção 1.2-A será específica para aquela empresa.
A mensagem informativa abaixo é exibida na opção 1.1-T, para lembrar ao usuário que ele tem essa possibilidade na utilização da estrutura da DRE:
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SIGER – Informação
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Atenção! Caso desejar cadastrar as descrições dos totais da DRE por empresa e exercício contábil, você poderá cadastrá-las a partir da manutenção de empresas, menu 1.2, janela de configurações do plano de contas, clicando o botão “Desc.totais demonstração”.
Na manutenção do plano de contas e na listagem da DRE o SIGER irá verificar se existem descrições cadastradas na empresa para o exercício em manutenção ou para exercício anterior, utilizando estas descrições de totalizadores da DRE. Caso não encontre nenhum, continuará utilizando as descrições genéricas cadastradas no parâmetro do sistema (1.1.T).
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OK
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CONFIGURAÇÕES
Na opção 1-Cadastros, 1-Parâmetros, T-Totais da Demon.Resultados, deverá ser montada a estrutura da demonstração, que posteriormente será utilizada. Esta estrutura deverá ser indicada no plano de contas, na opção 1-Cadastros, 6-Plano de Contas, A-Alteração de Contas, em todas as contas de resultado (receitas/despesas).
A estrutura de DRE configurada nos parâmetros será utilizada para todas as siglas existentes no sistema, que não tenham estrutura individualizada configurada no seu cadastro de empresa.
Opção 1.1-T – TOTAIS DA DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADO
—-> PARA DEFINIR A DRE EM QUALQUER GRAU a partir do 3º – na opção 1-Cadastros, 2-Empresas, A-Alteração de empresas, botão Dados Adicionais, marcar o campo: “Define DRE em qualquer grau”.
a) Utilização da DRE a partir do 3º grau: estando marcado o campo acima mencionado, os níveis do demonstrativo poderão ser associados no plano de contas às contas contábeis do 3º grau (sintéticas) em diante. Exemplo: 3.1.10.100
OBSERVAÇÃO: para definir o nível do DRE em contas de 4º grau (sintéticas) ou superior (5º, 6º… sintéticas ou analíticas), as contas de graus anteriores (3º) deverão estar associadas no campo “Totalizador do DRE” com a opção 0-Não gera demonstração resultados.
b) Utilização da DRE somente no 3º grau: não estando marcado o campo acima mencionado, os níveis do demonstrativo deverão ser associados às contas contábeis do 3º grau (sintéticas). Exemplo: 3.1.10
DICA PARA CONFERÊNCIA NO PLANO DE CONTAS:
Para conferir se todas as contas de resultado do plano de contas estão com os níveis da DRE configurados, acesse a opção 1.6-D, e visualize os níveis, conforme coluna destacada na tela abaixo:
—-> UTILIZAR SUB-TOTALIZADORES NA DEMONSTRAÇÃO – na opção 1-Cadastros, 1-Parâmetros, T-Totais da Demon.Resultados, campo “Tipo de totalizador”, existem cinco tipos:
2 – Subtotal:
• Será listado acima das contas que o compõem, considerando o total da diferença entre os débitos/créditos das contas vinculadas a este totalizador.
• Deverá ser vinculado no plano de contas as contas que acumulam com este totalizador na opção 1.6-A – Alteração do Plano de Contas.
Exemplo:
3 – Total:
• Utilizado para que seja construido um totalizador, acumulando os valores dos sub-totais anteriores.
• Deverá ser utilizado o botão “…” para informar os sub-totais que serão acumulados.
• Este totalizador não deverá ser vinculado no plano de contas.
Exemplo:
4 – Lucro:
• Resultado de todos os níveis anteriores.
• Será utilizado em caso de lucro ou resultado nulo.
• Este totalizador não deverá ser vinculado no plano de contas.
5 – Prejuízo:
• Resultado de todos os níveis anteriores.
• Será utilizado em caso de prejuízo.
• Este totalizador não deverá ser vinculado no plano de contas.
6 – Resultado:
• Resultado de todos os níveis anteriores.
• Deverá ser utilizado somente quando não forem utilizados os níveis especificados acima 4-Lucro / 5-Prejuízo.
• Este totalizador não deverá ser vinculado no plano de contas.
—-> CONFIGURAR NÍVEIS DA DEMONSTRAÇÃO DIFERENCIADO POR EMPRESA/ANO – na opção 1-Cadastros, 2-Empresas, A-Alteração de Empresas, botão Plano de Contas e botão Desc. Totais demonstração é possível definir a estrutura da DRE, que será utilizada para a empresa em um ano específico. Ao configurar desta maneira pode ser aproveitada a estrutura existente nos parâmetros (1.1-T).
Após selecionar o botão Desc. Totais demonstração, será exibida a seguinte mensagem:
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SIGER – Informação
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Atenção! Ao informar descrições de totais da DRE por exercício no cadastro da empresa o SIGER irá utilizá-las na listagem da DRE, ignorando os totais configurados nos parâmetros do sistema (1.1-T).
As descrições configuradas nos parâmetros (1.1-T) somente serão utilizadas na manutenção do plano de contas e na listagem da DRE quando não forem encontradas descrições no cadastro da empresa (1.2-A) em nenhum exercício contábil (ano corrente ou anteriores).
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OK
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RESSALTAMOS que é fundamental a leitura e compreensão da mensagem acima (assim como todas mensagens/telas exibidas pelo sistema). A mensagem informa que ao ser configurada uma única vez (ano) no cadastro da empresa (1.2-A) a estrutura da DRE, o sistema passará a utilizá-la sempre, ignorando a estrutura informada nos parâmetros (1.1-P) para aquela empresa/sigla.
Mais algumas dicas sobre DRE:
Opção 4.3-G GERAÇÃO DA DEMONSTRAÇÃO
No decorrer do exercício, antes de listar/consultar a demonstração de resultados, deverá ser efetuada a geração da demonstração, pois podem ter havido lançamentos em contas de resultado, sendo necessária a atualização na apuração do resultado.
Opção 4.3-L LISTAGEM DA DEMONSTRAÇÃO
Selecione o grau de listagem das contas e o período no qual os saldos serão acumulados. Nesta opção é possível a visualização da listagem em vídeo, a impressão, a geração em PDF ou a exportação como planilha EXCEL.
Opção 4.3-D CONSULTA DEMONSTRAÇÃO
Executa a mesma operação da listagem, porém apenas para consulta em vídeo.
2. COMO DESFAZER O ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO
Se por alguma razão for necessário desfazer o encerramento de um exercício, deve-se proceder da seguinte forma:
Deverá ser excluído na opção 2.4-X o lote criado na rotina de encerramento do exercício (4.5-E). Com a exclusão desse lote, os saldos das contas de resultado retornarão a posição anterior ao encerramento, sendo excluído inclusive o lançamento da transferência do resultado apurado (lucro/prejuízo), que deve ter sido feito nesse lote.
Após os ajustes necessários nos lançamentos, deverão ser realizados novamente TODOS os procedimentos para o encerramento do exercício, conforme orientações mencionadas acima.
3. PROCESSAMENTO SIMULTÂNEO EM DIVERSOS EXERCÍCIOS EM ABERTO
É facultativo o encerramento do exercício atual antes da geração do exercício seguinte. É possível realizar movimentos em diversos exercícios (em aberto) simultaneamente, sem haver a necessidade de encerrar um ano para poder movimentar o ano seguinte.
4. NAVEGAÇÃO NOS DIVERSOS EXERCÍCIOS CONTÁBEIS DE UMA SIGLA
É possível navegar entre os anos e siglas em processamento no sistema com a tecla F9, informando a sigla da empresa e o ano desejado para manutenção.
5. CONFIGURAÇÃO DE ANO PADRÃO DE ACESSO
O ano padrão que o sistema acessa inicialmente é o que está configurado no cadastro da empresa (1.2-A – botão dados adicionais), no campo ‘Data contábil’.
