Agora o Módulo de Livros Fiscais do ERP SIGER® conta com a manutenção de pagamentos de notas e documentos. Esta rotina tem como objetivo facilitar o controle de valores a pagar/receber para empresas que não possuem os Módulos de Controle Financeiro ou Emissão de NF-e com Controle de Cobranças.
O recurso permite também que empresas que possuem os módulos de Livros Fiscais e Controle Contábil integrem lançamentos contábeis referentes ao pagamento ou quitação das faturas diretamente na Contabilidade, evitando assim o retrabalho pela digitação contábil e possíveis erros de lançamento.
Além da integração dos movimentos com a Contabilidade, esta rotina pode ser usada para controles de empresas que necessitem apuração de impostos por Regime de Caixa, em que os mesmos serão considerados com base nas datas dos efetivos recebimentos pela empresa. A rotina depende de uma configuração no cadastro da empresa, indicando se contabiliza pagamentos, e, para minimizar a digitação, será necessária a pré-definição das contas contábeis e históricos padrões.
Antes desta implementação, os usuários da Escrita Fiscal lançavam as notas fiscais integrando-as com a Contabilidade pelo valor integral, porém a contabilização dos pagamentos e recebimentos ficava a cargo da Contabilidade, sem contar que a localização e a futura conciliação destes pagamentos e recebimentos ficava prejudicada pelo fato de não haver um vínculo direto, ou seja, não existia amarração de uma operação com a outra.
Para dar mais segurança aos usuários, em relação a contabilização destes pagamentos/recebimentos, foram realizadas análises e levantamentos, e a partir destes foram criadas diversas melhorias, como por exemplo:
- Parcelar documentos quando pagos com valor menor;
- Possibilidade de criar o documento já pago, para pequenas empresas que compram e vendem tudo à vista;
- Opção de pré-cadastramento das contas contábeis padrões, para minimizar erros de digitação;
- Controle de documentos em aberto (não recebidos/pagos) por cliente/fornecedor, para que o escritório possa questionar seus clientes quando determinado documento ficar em aberto após seu vencimento;
- Possibilidade de acessar a nota a partir do documento;
- Possibilidade de ver as telas das contas contábeis no momento do pagamento para conferência dos lançamentos contábeis que serão gerados, ou simplesmente informar as datas de pagamento/recebimento e confirmar;
- Possibilidade de filtrar os documentos por data de vencimento, e pagar “n” documentos em um único lançamento;
- Informar multa e juros para “n” documentos selecionados no grid, já gerando lançamentos contábeis destes valores também;
- Dar manutenção nas parcelas de documentos, podendo redistribuir os valores ou alterar vencimentos;
- Possibilidade de indicar um valor “x” que tenha sido pago ou recebido, e ao selecionar os documentos, caso a soma deles exceda o valor indicado, o sistema cria uma parcela da diferença em aberto, para o desdobramento do último documento selecionado no grid;
- Caso na nota não tenha as parcelas das duplicatas nos campos próprios, e tenha a informação somente nas observações, por exemplo: Vencimento 30/60/90, disponibilizamos o mesmo facilitador que já existe no modulo Financeiro, onde pode ser indicado o número de desdobramentos e o número de dias de intervalo e o próprio sistema cria as parcelas;
- Caso o usuário já tenha a informação da data de pagamento em mãos, de um ou mais desdobramentos, já pode informar a data no próprio lançamento da nota fiscal, integrando assim a nota e seus pagamentos com a contabilidade.
Abaixo segue algumas telas da funcionalidade
Inclusão da nota fiscal nos Livros Fiscais, menu 2.1-I – Inclusão de movimentos, observando que esta rotina esta disponível também para notas de serviço no menu 2.7-I – Inclusão de serviços/ISS.
Tela de pagamentos nos Livros Fiscais, menus 2.1-G Informa Pagto de Movtos, para notas de compras e vendas e 2.7-X Informa Pagto de Movtos, para notas de serviços.
Nesta mesma tela de Manutenção consolidada, é possível configurar as contas contábeis de integração dos pagamentos, multa e juros, para isso deve ser utilizado o botão “Config.integ”
Clientes
Fornecedores
Exemplo de um pagamento parcial
Sistema quita o valor informado, e cria uma parcela da diferença para o mesmo desdobramento.
Mais informações estão disponíveis no botão “Ajuda”, nas telas de manutenção consolidada dos menus 2.1-G Informa Pagto de Movtos e 2.7-X Informa Pagto de Movtos.