Quer você esteja no processo de implantação do ERP pela primeira vez ou substituindo um sistema legado, é provável que sua empresa enfrente alguns desafios, pois além da grande importância para o futuro do negócio, o projeto é complexo e envolve toda a organização.
Com um planejamento adequado durante a fase de pré-implantação e dividindo o projeto em estágios gerenciáveis, os desafios da implementação do ERP podem ser mantidos sob controle. Adotar uma abordagem passo a passo das melhores práticas e ter muita paciência ajudará a manter o projeto de implementação do ERP no rumo, no escopo e dentro do orçamento.
1. Faça as escolhas corretas de pré-implantação do ERP
Não deixe seu projeto de implantação de ERP começar com o pé errado, com opções questionáveis de pré-implementação. É importante ter uma abordagem diligente quando se trata de selecionar a melhor solução de ERP para sua organização.
Garanta que a solução de software ERP escolhida atenda aos seus objetivos corporativos – detalhe seus requisitos funcionais e técnicos e conduza um processo minucioso de solicitação de proposta com os fornecedores de software. A decisão não deve se basear apenas nos custos, mas deve considerar todo o quadro de valor. O tipo de implantação – nuvem, no local ou uma solução híbrida de dois níveis – também é importante, pois você precisa garantir que sua empresa possa gerenciar o suporte, a manutenção e os custos contínuos para operar o sistema ERP.
2. Seja preciso e realista ao planejar
O planejamento é um dos principais passos de um projeto bem-sucedido de implementação de ERP. É útil começar mapeando a jornada das interações da sua organização com o sistema ERP – quais serão as ações do dia a dia? Quais dados e processos de negócios suportarão essas ações? Este exercício revelará quais recursos e funções do sistema ERP são essenciais para sua organização. Ele também ajudará a identificar aqueles que precisam ser configurados e personalizados, se necessário, e a estabelecer como os fluxos de trabalho precisam ser configurados. Este exercício também orientará o projeto e a infraestrutura de suporte do sistema, incluindo os sistemas de conexão, bem como a integração e migração de dados.
Para manter a implementação do ERP nos trilhos e dentro do escopo e do orçamento, a equipe de implementação deve estabelecer um plano de projeto com base em metas e objetivos claros e mensuráveis. Essas metas devem ser traduzidas em marcos do projeto que sejam alcançáveis dentro de um cronograma realista. Várias execuções de teste e fases de teste devem ser incorporadas ao plano para antecipar quaisquer problemas que possam ocorrer e antecipá-los, ajustando a configuração projetada antes de o sistema entrar em operação.
Sua equipe também deve pensar nas necessidades pós-implementação, como suporte e manutenção. Revise os termos definidos pelo fornecedor de software e preencha as lacunas alocando serviços de suporte complementares de sua equipe de TI interna.
3. Construa uma equipe eficiente e multifuncional
Ter as pessoas e habilidades certas na equipe de implementação do ERP é vital para uma implantação bem-sucedida. Como um sistema de ERP é uma solução para toda a organização e seus usuários estão em vários departamentos, a equipe que você cria deve ser multifuncional e interdepartamental – de pessoal de TI altamente qualificado a usuários diários ativos do sistema.
A comunicação deve ser aberta e frequente – ter breves reuniões diárias com a equipe para acompanhar a progressão do projeto e resolver quaisquer problemas que possam surgir. Além disso, use uma ferramenta de gerenciamento de projetos que todos os membros da equipe possam acessar e que permita aos membros se comunicar, colaborar em tarefas e compartilhar informações e documentos do projeto.
Mais importante ainda, a equipe de implementação do ERP precisa consistir de indivíduos que possam dedicar seu tempo ao projeto. Certifique-se de que a alocação de recursos no plano do projeto seja a mais precisa possível e compartilhada com as equipes executivas e de gestão, de modo que elas possam garantir a disponibilidade de sua equipe e apoiar o sucesso do projeto.
4. Gerenciar a mudança para evitar o caos na implantação
O sistema ERP recém-instalado transformará muitos processos e, portanto, mudará a maneira como os funcionários trabalham. O planejamento de gerenciamento de mudanças será um fator importante no sucesso da implementação – planeje e implemente táticas que ajudem a evitar confusão em massa e evitem um acúmulo de resistência às mudanças iminentes.
Como parte do plano de implantação do ERP, você deve conduzir sessões educacionais com a equipe para lembrá-los dos benefícios que obterão com o novo sistema. Além disso, anúncios de toda a empresa devem ser feitos de tempos em tempos para informar sobre a progressão do projeto e os marcos alcançados.
Você pode ajudar os funcionários a adotar a nova tecnologia e aumentar a adoção do usuário, oferecendo oportunidades de treinamento contínuo e recursos acessíveis. Além disso, convide os usuários mais experientes do sistema para compartilhar suas dicas e truques com outras pessoas sobre como tirar o máximo proveito do sistema.
5. Use o suporte ao usuário
Os fornecedores de software geralmente incluem serviços de suporte e assistência técnica como parte de sua solução de ERP, por isso faz sentido ter discussões com seus representantes e pedir ajuda quando necessário – afinal, o fornecedor de software quer que sua empresa seja bem-sucedida com a solução.
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Fonte: technologyevaluation.com