Portal Web de Gestão de Pessoas, conheça a nova ferramenta

Com o novo cenário oriundo da pandemia, a busca por ferramentas no formato on-line, para a Gestão de Pessoas, tem sido uma necessidade constante nas empresas. Nesse sentido, a Rech acaba de disponibilizar o Portal Web de Gestão de Pessoas.

O novo módulo da área de Recursos Humanos do ERP SIGER®, permite a disponibilização de documentos entre a empresa e seus funcionários ocorre de forma rápida, fácil e segura, totalmente integrada ao SIGER®.

Como funciona o Portal Web de Gestão de Pessoas

O cadastro de usuários no portal é feito através de e-mail e senha, que são exportados facilmente do SIGER®. Na exportação ao portal, o sistema confere se é necessário gerar um usuário ou se já tem usuário para esse CPF. Para que o funcionário seja exportado ele precisa atender aos seguintes requisitos:

Estar com o campo “Envia ao portal SIGER” marcado no funcionário;
Estar com o campo “E-mail” informado;
Não estar demitido ou transferido.

Ao enviar o funcionário ao portal é criado um login usando o e-mail cadastrado no funcionário. No primeiro login no portal, o funcionário deve usar a senha que recebeu por e-mail, enviada no momento da criação do usuário, e o portal o obrigará a mudar a senha no primeiro login, garantindo assim a segurança.

Sincronizando o cadastro de funcionários

O primeiro passo a ser feito para iniciar o uso do Portal Web de Gestão de Pessoas é a exportação das filiais cadastradas, pois sem isso não é possível enviar nenhum funcionário ao portal. Após isso, também é necessário fazer um envio inicial de todos os funcionários da base. Essas exportações podem ser feitas tanto no Módulo de Folha de Pagamento, quanto no Módulo de Recursos Humanos, pelo menu 1.D-E.

Após a configuração inicial, o sistema passará a realizar diversos comportamentos automáticos para sincronizar e manter sincronizados os usuários no portal:

Na inclusão de um novo funcionário, automaticamente é criado no portal o usuário, caso necessário, e o funcionário;
Na alteração de dados do funcionário/pessoa que estão no portal (como e-mail, nome, telefone, …) os dados são atualizados automaticamente no portal;
Na exclusão do funcionário é excluído o funcionário e o usuário, caso não tenha outros funcionários vinculados ao usuário;
Na transferência de funcionários (entre siglas ou filias) automaticamente é inativado o funcionário anterior e criado um novo, mantendo o mesmo login;
Na rescisão o funcionário e o usuário automaticamente são inativados.

Usuários e Níveis de Acesso

No portal existem 4 níveis de acesso, cada um com suas determinadas funções e permissões:

Admin Rech: Usuário com maior nível de acesso. Responsável pela criação de outras empresas, assim como seus usuários administrativos.
Admin Empresa: Usuário administrativo de determinada empresa. Diferente do Admin Rech pode visualizar/alterar somente os dados da sua empresa.
RH: Usuário que tem acesso as rotinas de gestão de pessoas e pode interagir como os funcionários. Os usuários RH também são funcionários.
Funcionário: Usuário que representa um funcionário.

Todos os funcionários exportados ao portal são criados como usuários Funcionário. Cabe ao usuário Admin Empresa alterar as permissões dos seus usuários que trabalharem na área de RH da empresa.

Recurso de Solicitações

O recurso de solicitações é uma funcionalidade na qual o funcionário pode abrir solicitações de diversos tipos ao RH, como solicitação de folga, férias, envio de atestados, etc. Essa rotina auxilia muito na comunicação entre funcionário e RH, pois centraliza o fluxo de interação entre eles, evitando assim que essas necessidades fiquem separadas em e-mails ou WhatsApp para diferentes pessoas.

O portal disponibiliza uma lista padrão de modelos de solicitação, mas a empresa pode configurar quais modelos padrão utiliza, assim como criar novos modelos e customizar as orientações contidas nos modelos. Essa funcionalidade está disponível para o usuário administrativo da empresa no portal.

O funcionário pode acessar o menu lateral “Minhas solicitações“, que contém um grid das solicitações abertas pelo funcionário e onde é possível fazer todas as funcionalidades envolvendo as solicitações. Além de incluir solicitações, o usuário pode alterar e cancelar as solicitações que estiverem pendentes.

Além das funcionalidades que os funcionários tem acesso, os usuários com permissão RH também tem acesso ao menu lateral “Gestão“, que conta atualmente com o submenu “Solicitações“.

Nessa página são exibidas todas as solicitações abertas pelos funcionários, que iniciam com o status de pendente. O usuário pode então atribuir a solicitação para si, o que faz a solicitação passar para o status em processamento, indicando ao funcionário e aos outros usuários RH que está trabalhando nessa solicitação. Para responder a solicitação, o usuário pode escolher um dos status de finalização (aprovada, reprovada e executada), assim como informar uma mensagem ou inserir anexos.

Um facilitador muito útil presente tanto no grid e manutenção é um botão que exibe a identificação do funcionário no SIGER, visto que muitas vezes para atender a solicitação o usuário RH precisará consultar ou executar alguma função no SIGER®.

Envio e Conferência de Recibos no Portal Web de Gestão de Pessoas

Outro recurso implementado na versão inicial do portal é a possibilidade do funcionário conferir seus recibos pelo portal e abrir uma contestação de valor, caso na conferência perceba algum valor errado. Esse recurso é cada vez mais importante diante da nossa realidade na qual os funcionários tem adotado o trabalho remoto.

Para a exportação dos recibos ao portal foi criado o menu 1-D-R nos Módulos de Folha de Pagamento e Recursos Humanos, no qual é possível configurar detalhes da impressão, como layout do recibo, se imprime o comprovante de frequência, entre outros. Ao avançar é aberta a seleção padrão de fichas financeiras filtrando as fichas do mês em processamento, além de outros filtros necessários para evitar duplicação de valores.

Para consultar os recibos no portal, o funcionário deve acessar o menu lateral “Recibos” onde é exibido um grid com todos os recibos dele que foram enviados ao portal em ordem decrescente de data de pagamento, para que o mais recente esteja no topo. O usuário pode também configurar se deseja receber e-mail quando um novo recibo tenha sido adicionado.

Após conferir o recibo, caso o funcionário tenha encontrado algum erro ou dúvidas, é possível contestar o valor do recibo. Para isso, deve ser usado o botão “Contestar” no grid de recibos, que irá abrir uma janela para informar o motivo da contestação e explicar o que está errado. Ao confirmar a contestação será incluído uma solicitação com o motivo padrão para contestação, já anexando o pdf com o recibo para que o RH possa conferir.