O mapeamento de processos de negócios é importante pelo simples fatos dos processos serem o centro de toda a empresa. Desde a integração de novos colaboradores a emissão de orçamentos, pedidos, ordens de compra, entre outras, as informações precisam circular pela empresa em uma série de passos que precisam ser concluídos.
Mas, se você pedisse aos membros de sua equipe para desenhar o fluxo exato do processo, como seria? Algo como o projeto de um navio de guerra, ou um monte de linhas difusas e pontos de interrogação?
É nesse desafio que o mapeamento de processos de negócios é aliado da empresa.
O que é Mapeamento de Processos de Negócios?
O mapeamento de processos de negócios é uma técnica poderosa dentro do gerenciamento de processos de negócios (BPM), ele serve para descrever visualmente as etapas do processo e mostrar como deve funcionar do início ao fim.
Com essa técnica, os processos de negócios são definidos visualmente para que todas as partes interessadas possam entender e aderir ao funcionamento adequado.
O mapeamento de processos de negócios usa gráficos, fluxogramas e símbolos para responder às três perguntas essenciais a seguir:
Quais são as tarefas do processo?
Os processos são compostos de tarefas individuais que devem ser executadas em uma sequência específica para concluir um item. Ao mapear processos de negócios, você identifica claramente cada etapa do processo e garante que todos saibam onde uma tarefa termina e outra começa.
Quem faz cada tarefa?
No mapeamento de processos de negócios, você deve identificar exatamente quem é responsável por uma determinada tarefa. A atribuição de tarefas pode ser estática (João sempre faz isso) ou dinâmica (o gerente do iniciador sempre faz isso) ou pode ser dependente de dados no formulário. Mas o mapeamento de processos de negócios deixa claras as funções e responsabilidades de cada envolvido.
Quando cada tarefa ocorre?
Uma ferramenta de mapeamento de processos definirá cada tarefa dentro da sequência de todo o processo. Acontece primeiro? Depois de outra tarefa? Essa tarefa pode acontecer simultaneamente com outras tarefas ou depende de outros dados serem processados primeiro?
Você também pode definir prazos e SLAs com mapeamento de processos de negócios. Quanto tempo deve durar cada passo? 24 horas? Dois dias úteis? Depende da prioridade do item?
Por que você precisa do mapeamento de processos de negócios?
O mapeamento de processos de negócios é uma parte essencial da execução de um negócio eficiente. Sem uma representação visual sobre como os processos previsíveis são executados em sua empresa, os funcionários podem adivinhar e cometer erros sobre quais são as melhores práticas. Se você não definir claramente um processo de negócios por meio do mapeamento, cada departamento e pessoa terá que criar sua própria sequência e atribuição. Isso leva ao caos, confusão e culpa quando os donos das tarefas não são claramente designados.
Os benefícios do mapeamento de processos de negócios incluem:
- Clareza corporativa em torno do processo
- Controle sistemático sobre como o processo funciona
- Normas operacionais estabelecidas
- Eliminação de despedimentos
- Maior visibilidade do processo
- Melhor conformidade com os padrões da indústria
- Treinamento de funcionários mais uniforme
Como criar um mapa de processo?
1. Reúna todas as partes interessadas. Você precisa das diferentes visões das pessoas responsáveis pelo processo e que estejam ativamente envolvidas nas atividades do dia-a-dia.
2. Liste todas as tarefas manuais. Quais são as ações que as pessoas executam manualmente como parte desse processo? Inicialmente, isso geralmente é feito melhor com notas adesivas que podem ser facilmente movidas mais tarde.
3. Liste todas as tarefas do sistema. Existem muitas tarefas, como transferências de dados, envio de e-mails ou criação de pastas simples, que podem ser feitas melhor por um programa do que por uma pessoa.
4. Identifique redundâncias. Volte e verifique sua lista de tarefas e veja se algumas podem ser eliminadas, convertidas em uma notificação ou alteradas para uma tarefa do sistema.
5. Determine quem é responsável por cada tarefa. A maioria das tarefas terá um único proprietário. Alguns podem ser atribuídos a um grupo de pessoas, mas alguém deve ser responsabilizado pela conclusão oportuna. As tarefas do sistema também precisam de um responsável caso haja algum erro.
6. Defina a sequência de tarefas. O que precisa acontecer primeiro? Algumas tarefas podem ser feitas ao mesmo tempo? Quais tarefas são dependentes de outras? Quando o processo é concluído? Embora essa etapa seja melhor realizar com objetos físicos, como cartões móveis, eventualmente, você desejará migrar para uma ferramenta de mapeamento de processos.
Melhores práticas para mapeamento de processos de negócios
Reduza a complexidade. O mapa do processo deve ser o mais simples possível e fácil para qualquer pessoa seguir.
Não deixe ficar obsoleto. Revisite o mapa do processo regularmente otimizar quando necessário.
Estabeleça o objetivo principal. Você está tentando tornar esse processo mais rápido? Ou produzir itens de melhor qualidade? Ou reduzir as falhas de comunicação? Concentre-se neles enquanto mapeia.
Reconhecer as diferenças “como está” e “poderia ser”. Se uma determinada etapa geralmente leva três dias para ser concluída, não a marque como 24 horas, mesmo que você queira que seja assim.
Comece pelo que é comum. Sempre haverá exceções em como seu processo flui, mas é melhor começar com as situações normais e criar exceções posteriormente.
3 Tipos de Fluxogramas para Mapeamento de Processos de Negócios
Os exemplos de mapeamento de processos de negócios mais comuns são com fluxogramas.
Fluxograma é um desenho esquemático ou um esboço do processo que você está mapeando e/ou tentando melhorar. Existem três tipos principais de fluxogramas que você pode usar para essa finalidade.
1. Fluxograma Básico
Este é o tipo mais simples. Um fluxograma de cima para baixo permite identificar os clusters de pontos de atividade onde você pode encontrar tarefas que são essenciais para o processo geral. Usando este fluxograma, você pode visualizar a aparência do processo depois de simplificá-lo – depois de remover todas as tarefas redundantes e desnecessárias que o sobrecarregam e diminuem a velocidade.
Em um fluxograma de cima para baixo, você simplesmente lista todas as principais tarefas envolvidas em um processo de fluxo de trabalho. As tarefas principais podem ser divididas em subtarefas. Depois de criar o fluxograma de cima para baixo, você pode analisar seu fluxo de trabalho de uma nova perspectiva e remover as tarefas que você acha que diminuem o trabalho, reduzem a produtividade e proporcionam uma experiência menos satisfatória para sua clientela.
2. Diagrama Multifuncional
O perfil multifuncional é útil para a demonstração de relações entre os fluxos de processos de negócio e os setores de produção.
Apresenta utilidade para processos que não são completados na mesma área de atuação produtiva, podendo indicar os responsáveis por cada etapa e permitindo identificar problemas.
3. Diagrama de fluxo de dados
O diagrama de fluxo de dados concentra-se principalmente no caminho que os dados percorrem do não processado para o processado. Ele mostrará os sistemas que precisam ser vinculados para garantir que as informações sejam compartilhadas da maneira correta.
A anatomia do mapeamento de processos de negócios
Certas técnicas de mapeamento fazem uso de símbolos específicos
Aqui estão alguns que fazem parte do BPMN 2.0:
▢ = Iniciar/parar tarefa
▭ = Passo→ = Fluxo/Conectores
O = Evento
◇ = Decisões Sim/Não
? = Artefatos
D = Atraso
⏢ = Entrada manual