Que as pessoas são o ativo mais importante de uma empresa não é novidade. Tampouco, que as empresas que mais investem para desenvolver seus colaboradores, são as que alcançam melhores resultados. Nesse sentido, a Avaliação de Desempenho e Feedback é um dos fatores primordiais.
Porém, aplicar e gerenciar um processo de avaliação de desempenho e feedback, pode ser algo complexo, se você não contar com ferramentas adequadas e eficientes. Ter a disposição um software que auxilie nesse desafio, pode ser decisivo para o RH alcançar sucesso nesse desafio.
O Módulo de Recursos Humanos do ERP SIGER® possui os recursos e ferramentas para atender de forma completa todas as demandas e necessidades da área de RH. E ficou ainda mais completo!
Confira tudo sobre o novo módulo de Avaliação de Desempenho e Feedback do ERP SIGER®:
- Gerenciador de Equipes
- Avaliação do Funcionário
- Feedback do Funcionário
- Avaliação no Término de Contrato
Novo Módulo de Avaliação de Desempenho e Feedback
O Módulo de Avaliação de Desempenho e Feedback é uma ferramenta indispensável que permite a empresa garantir o alinhamento da sua cultura e tornar a gestão de pessoas mais eficiente.
O módulo centraliza todas as informações de desempenho dos funcionários da empresa, o que facilita a implementação de avaliações e consequentemente ganhos, como:
- alinhamento estratégico entre todos da equipe;
- fortalecimento da cultura organizacional;
- aumento na transparência, sobre os processos e aspectos que estão sendo executados e avaliados;
- desenvolvimento constante da equipe.
O Módulo de Avaliação e Desempenho do ERP SIGER® disponibiliza recursos e funcionalidades para atender essas importantes demandas, como:
1 – Gerenciamento de Equipes para Avaliação de Desempenho e Feedback
O Gerenciamento de Equipes possibilita a administração de equipes de funcionários de forma estruturada e integrada às demais funcionalidades do ERP.
No SIGER® a manutenção consolidada de equipes encontra-se no menu 1.A-M do módulo de Avaliação de Desempenho e Feedback, onde é possível realizar o cadastro e manutenção das equipes e seus integrantes. A manutenção da equipe fornece a opção de delimitar o tamanho mínimo e/ou máximo de integrantes além dos dados básicos para identificação da equipe.
A principal configuração do controle de equipes está na designação dos integrantes e a definição de seus papéis na equipe. O grid de integrantes oferece uma visão de todos os componentes da equipe e a possibilidade de alterar os mesmos. Ainda é possível visualizar os integrantes que não estão mais na equipe, mas já estiveram ao marcar a check-box “Exibir histórico de integrantes”.
O funcionário pode assumir o papel de integrante ou supervisor de uma equipe.
Para facilitar o processo, foi desenvolvida a possibilidade de vincular um novo funcionário à uma equipe existente. Isso é feito através de um questionamento exibido ao final do processo de inclusão.
2 – Avaliação do Funcionário
Uma das grandes vantagens de implementar um processo de avaliação de desempenho e feedback é a possibilidade de encontrar os pontos a melhorar de cada funcionário, gerando evolução na qualidade do trabalho da empresa e também promovendo o desenvolvimento pessoal do funcionário. O recurso de avaliação tem como objetivo auxiliar no processo de elaboração, execução e análise desse processo.
O recurso de avaliação do módulo foi desenvolvido com base no modelo de avaliação 360 graus, onde os funcionários avaliam todas as pessoas da sua equipe através de 4 tipos de avaliação:
- Superior: o funcionário é avaliado pelo seu supervisor
- Subordinada: o funcionário é avaliado pelos seus subordinados
- Par: o funcionário é avaliado pelos seus colegas de equipe (mesmo nível)
- Autoavaliação: o funcionário é avaliado por si mesmo
Essa metodologia foi utilizada por ser a mais completa, porém as rotinas apresentam uma configuração bastante flexível deste processo.
Modelo de Avaliação
A primeira etapa consiste na criação dos modelos de avaliação. Esses modelos são responsáveis por estabelecer quais competências devem ser avaliadas. É possível também configurar o peso da competência para o cálculo da nota final, que é dada através de uma média ponderada.
Além das competências é possível configurar para quais tipos de avaliação o modelo é válido e também para quais funcionários o modelo é aplicável. O filtro de funcionários possibilita que o usuário configure o modelo para ser aplicado somente a um determinado grupo de funcionários, como todos de determinado cargo ou determinado setor.
Para simplificar o processo de criação dos modelos de avaliação, foi criado um botão para a geração automática dos modelos conforme a descrição dos cargos cadastrados. Essa rotina percorre os cargos que possuam competências vinculadas e gera um modelo para cada um deles, replicando as competências e ajustando o filtro de funcionários para restringir o modelo a somente os funcionários do cargo em questão.
Programa de Avaliação
É possível a aplicação de avaliações avulsas e eventuais para os funcionários, porém, na maioria dos casos, as empresas aplicam o processo de avaliação através de um programa de avaliação anual. O programa de avaliação agrega um conjunto de configurações para a realização de um ciclo de avaliação, além de agrupar as avaliações realizadas permitindo uma comparação entre funcionários.
No programa é possível configurar o período avaliado, assim como quais tipos de avaliação serão executadas pela empresa. Uma das principais funcionalidades é, através do botão de configuração ao lado de cada tipo, poder configurar o período e data limite que os avaliadores terão para responder as avaliações, podendo ser através de datas fixas ou quantidade de dias antes do aniversário de empresa do funcionário.
Para que o programa possa gerar automaticamente as avaliações é necessário vincular nele quais os modelos de avaliação que serão utilizados. Por conta de poder haver mais de um modelo de avaliação válido para o mesmo funcionário conforme os filtros realizados, foi implementado a possibilidade de ordenar os modelos, definindo assim qual a ordem que deve seguir ao atribuir o modelo à avaliação do funcionário.
Geração das Avaliações
Na manutenção consolidada de programas de avaliação é possível gerar as avaliações pendentes automaticamente. Essa rotina irá gerar as avaliações pendentes de preenchimento de todos os funcionários, atribuindo o avaliador conforme as configurações de equipes e as demais informações conforme o modelo e o programa de avaliação. O modelo vinculado em cada avaliação será o primeiro modelo válido conforme a ordem definida, porém, é possível alterá-lo através do grid no qual são exibidas as avaliações que serão geradas.
Geração das avaliações pendentes
Na manutenção consolidada de programas de avaliação é possível gerar as avaliações pendentes automaticamente. Essa rotina irá gerar as avaliações pendentes de preenchimento de todos os funcionários, atribuindo o avaliador conforme as configurações de equipes e as demais informações conforme o modelo e o programa de avaliação. O modelo vinculado em cada avaliação será o primeiro modelo válido conforme a ordem definida, porém, é possível alterá-lo através do grid no qual são exibidas as avaliações que serão geradas.
Preenchimento das Avaliações
No menu de avaliações pode ser visto o grid de avaliações pendentes, que exibe todas as avaliações que ainda não foram preenchidas. Aqui temos a possibilidade de preencher a avaliação ou recusá-la, informando um motivo de recusa apropriado.
A avaliação em si consiste na atribuição de nota para as competências determinada no modelo utilizado para criação da avaliação.
Avaliação consolidada
Uma avaliação consolidada será gerada automaticamente pelo sistema no caso da existência de uma ou mais avaliações para o mesmo avaliado dentro do mesmo programa de avaliação.
3 – Feedback do Funcionário na Avaliação de Desempenho
O feedback é o momento do processo da avaliação no qual o profissional de RH se reúne com o funcionário para expor os resultados de sua avaliação e também para ouvir a opinião do funcionário sobre seu resultado. Muitas vezes, o feedback também é o momento no qual o pode-se definir metas e prazos, montando um plano de ação de como o funcionário irá melhorar seus pontos fracos.
Aplicação do feedback
Conforme as práticas de avaliação e feedback, ele é sempre baseado em uma avaliação, por isso, ao incluir um novo feedback é exibido um grid com todas as avaliações concluídas para que o usuário escolha para qual deseja registrar o feedback.
A janela do feedback foi construída de forma simples e intuitiva, trazendo todos os recursos necessários para a realização do processo.
O funcionário responsável pelo feedback é carregado a partir da avaliação escolhida mas permite alteração, pois algumas empresas centralizam o feedback no profissional de RH enquanto em outras o próprio supervisor do avaliado é quem realiza o feedback.
Indicadores gráficos
As notas fornecidas para as competências do funcionário também podem ser apresentadas em forma de indicadores gráficos, facilitando a compreensão das competências do colaborador durante a aplicação do feedback.
Outro recurso disponibilizado é a consulta em forma de gráfico do histórico das avaliações, permitindo uma visão do desempenho do funcionário considerando toda a evolução dele.
Impressão da Avaliação de Desempenho e Feedback
O feedback do colaborador pode ser impresso na forma de um documento listando todas as competências avaliadas, sua pontuação atual e anterior, o parecer atribuído para a competência e também a observação geral para o feedback, caso exista.
4 – Avaliação de Desempenho e Feedback ao Término do Contrato
O módulo também possibilita a realização de avaliação ao término do contrato de experiência. Ao final de cada período, tanto a empresa quanto o funcionário podem decidir por não renovar o contrato, sem necessidade de pagamento de indenizações. Por esse motivo, é muito importante para a empresa avaliar seus funcionários cujos contratos estejam perto de vencer para decidir se irão renovar ou não.
Configuração do modelo de avaliação
Para as avaliações de término é necessário a existência de um modelo do tipo superior, podendo esse ser geral, para qualquer funcionário ou específico para um grupo de funcionários (como por exemplo os que possuem um determinado conjunto de cargos).
Após a criação dos modelos, é necessário vincular em cada cargo, que se deseja gerar automaticamente as avaliações, qual o modelo deve usar. A vinculação é feita a partir da própria manutenção do cargo, pelo botão “Modelo de avaliação”.
Geração das avaliações
As avaliações de término e prorrogação de contrato serão geradas ao final da inclusão ou alteração do funcionário se o modelo estiver configurado no cargo correspondente. As avaliações serão geradas conforme as configurações de contrato presente no botão “Profissionais 1” da manutenção do funcionário, sendo que a data limite para preenchimento da avaliação será a data de vencimento de cada um dos prazos. Não serão geradas avaliações cuja data limite de preenchimento seja anterior a data atual.
As avaliações necessárias serão geradas e poderão ser acessadas e preenchidas através do menu RHU 5.3-P, de avaliações pendentes, no qual o usuário poderá configurar filtros para somente exibir as avaliações cuja categoria seja referente ao termino de contrato ou prorrogação.
