Quem começa uma empresa ou ainda é empresário há algum tempo sabe: você precisa aprender novas coisas todos os dias. Uma delas é gerenciar o orçamento empresarial. Esse desafio pode ser intimidador, principalmente para quem está começando. Como saber onde encontrar as informações? Ou ainda, quais são as informações corretas? Como reunir todas elas na ordem certa?
Tudo isso já é suficiente para assustar algumas pessoas ao começar um novo negócio. Estudos sugerem que a maioria dos pequenos empresários sequer tem um orçamento para começar. Porém, o processo de criar o orçamento empresarial não é tão complicado quanto parece, se você abordar da maneira correta.
O orçamento, muitas vezes é visto como a parte menos atrativa da administração de uma empresa, mas para quem deseja ter sucesso, um orçamento adequado é um fator crítico de sucesso. Confira um guia com o passo a passo para criar o seu orçamento empresarial.
Motivos para criar um orçamento empresarial
Fazer um orçamento é projetar como será o futuro das finanças da empresa. Isso exige examinar o que aconteceu no mês passado, o que aconteceu três meses atrás e como foi este mês no ano passado, e utilizar essas informações para tomar decisões financeiras para os próximos meses e anos.
Por exemplo, se a empresa passou por meses ruins e prevê que os próximos também serão difíceis, pode se preparar para minimizar as despesas sempre que possível. Se os negócios estão crescendo e aquela promoção ou ação que você desenvolveu está atraindo clientes, viva um pouco mais arriscado e invista na compra de mais estoque para satisfazer os novos clientes e mantê-los comprando.
Ou seja, você não precisa de uma bola de cristal para administrar um negócio, mas precisa aprender a criar um orçamento empresarial. E isso exige alguma intuição e suposições para garantir que tudo continue funcionando sem problemas.
Por que você precisa de um orçamento empresarial
O orçamento é um dos aspectos que pode ser esquecido pela empresa muito facilmente. Se a empresa opera com uma boa margem de lucro ou está passando por um boom de vendas, ele pode não ganhar a devida importância.
No entanto, o orçamento empresarial é fundamental para garantir o sucesso em longo prazo, pois ajuda a empresa a planejar e prever a próxima semana, mês ou ainda próximos anos.
Mais especificamente, um orçamento empresarial ajuda a empresa a:
- Ser mais eficiente.
- Apontar sobras para investimento.
- Prever meses de baixa receita e administrá-los.
- Identificar o que é necessário para aumentar a lucratividade.
- Fornecer um cenário do futuro financeiro.
- Manter o controle do negócio.
A criação de um orçamento comercial tornará a operação do seu negócio mais fácil e eficiente, além de ajudar a garantir que você gaste dinheiro nos lugares certos e na hora certa.
Crie seu orçamento empresarial em 6 etapas
Você irá perceber que a primeira coisa a ser feita, ao começar seu orçamento, é uma análise retroativa de receitas e despesas passadas. Quanto mais tempo a empresa existir, mas fácil será esse processo, pois você terá mais dados para analisar enquanto passa para a criação de seu orçamento voltado para o futuro.
Porém, para empresas que estão no início, é necessário fazer uma pesquisa mais extensa sobre os custos típicos do segmento da empresa, junto com as estimativas e projeções de vendas e receita. Um modelo, nesse cenário, também será muito útil para você.
1. Examine sua receita
O primeiro passo, em qualquer exercício de orçamento é olhar para trás e encontrar todas as suas fontes de receita. Adicione todas essas fontes de receita para descobrir quanto dinheiro entra em seu negócio mensalmente.
Ao encontrar seu faturamento, certifique-se de calcular a receita, não o lucro. Sua receita é todo o dinheiro que entra no negócio antes da dedução das despesas. O lucro é o que sobra após a dedução das despesas.
Depois de identificar todos os seus fluxos de receita, calcule sua receita mensal. É importante fazer isso por vários meses – e de preferência por pelo menos os 12 meses anteriores, desde que você tenha muitos dados disponíveis.
Com 12 meses (ou mais) de informações, você pode examinar como seu faturamento mensal se comporta ao longo do tempo e procurar padrões sazonais. Sua empresa pode sofrer uma queda após as férias, por exemplo, ou durante os meses quentes de verão. Saber sobre essas mudanças sazonais garantirá que você possa se preparar com antecedência para os meses mais magros e obter uma proteção financeira.
2. Subtraia os custos fixos
A segunda etapa na criação de um orçamento empresarial é somar todos os seus custos fixos. O termo custos fixos se aplica a qualquer custo necessário de forma recorrente para a operação do seu negócio. Os custos fixos podem ocorrer diariamente, semanalmente, mensalmente ou mesmo anualmente, portanto, certifique-se de obter o máximo de dados possível.
Exemplos de custos fixos podem incluir:
- Aluguel.
- Suprimentos.
- Dívidas.
- Folha de pagamento.
- Depreciação de ativos.
- Impostos.
- Seguros.
Conforme o porte e segmento de atuação da sua empresa, você poderá ter custo diferentes dos listados aqui, portanto reserve alguns minutos para anotar outros custos fixos que podem estar associados ao seu negócio.
Depois de identificar os custos fixos de sua empresa, você os subtrairá de sua receita e passará para a próxima etapa.
3. Determine as despesas variáveis
Ao pesquisar os dados necessários para listar seus custos fixos, você também deve ter notado que existem algumas despesas variáveis.
Despesas variáveis são aquelas que mudam de acordo com o quanto você presta o serviço ou produz o seu produto.
Você também encontrará aqui despesas que não são necessárias para o funcionamento do seu negócio, mas seria bom ter, como treinamento ou extras que podem aumentar a lucratividade. Essas são chamadas de “despesas discricionárias”, que você também pode adicionar ao seu fundo de despesas variáveis.
Alguns exemplos de despesas variáveis são:
- Substituição de equipamentos antigos.
- Material de escritório.
- Desenvolvimento profissional.
- Custos de comercialização.
- Beneficiamento em terceiros.
- Energia elétrica da fábrica.
Durante os meses de escassez, você precisará reduzir as despesas variáveis de sua empresa, começando pelos gastos discricionários. Durante os meses lucrativos, quando há renda extra, no entanto, você pode aumentar seus gastos com despesas variáveis para o benefício de longo prazo do seu negócio.
4. Reserve um fundo de contingência para custos inesperados
Quer você tenha ou não administrado um negócio antes, todos sabemos que os custos únicos não ocorrem quando é conveniente. Esses custos surgem quando você menos espera e geralmente quando o orçamento está apertado. Evite a surpresa dos custos inesperados ao fazer o orçamento para o seu negócio, certificando-se de ter algum dinheiro extra disponível e planejando contingências.
Embora você possa ficar tentado a gastar qualquer excedente de receita em despesas variáveis, reserve um pouco para um fundo de emergência. Dessa forma, você estará pronto quando o equipamento quebrar e precisar ser substituído ou precisar substituir rapidamente o estoque danificado. Claro, sempre há a opção de um empréstimo para pequenas empresas – mas mais opções são melhores do que menos.
5. Crie sua demonstração de lucros e perdas
Depois de coletar todas as informações, é hora de juntar tudo para criar sua demonstração de lucros e perdas, ou P&L.
Apenas falar sobre um P&L já pode trazer sentimentos de ansiedade. Mas lembre-se, você já fez todo o trabalho. E é adição e subtração: some todas as suas receitas do mês e some todas as suas despesas do mês. Em seguida, subtraia as despesas da receita e espere obter um número positivo no final. Se acontecer isso, você identificou um lucro, caso contrário é uma perda.
Se você está começando e está no segundo cenário (perdas), não se assuste, pois muitas empresas no início não são lucrativas todos os meses, muito menos todos os anos.
6. Descreva seu orçamento empresarial voltado para o futuro
Se você está começando a sua empresa, fazer projeções é uma necessidade para um futuro menos turbulento. Se você já está no mercado há mais tempo, isso certamente ajudará na precisão do seu planejamento.
Agora que você criou seu P&L — que é um documento histórico que mostra o passado de sua empresa — é hora de criar seu orçamento. E este é um documento com visão e focado no futuro.
Para esta etapa, fazer referência ao seu P&L ajudará você a entender melhor os altos e baixos sazonais do seu negócio, quais investimentos valem a pena repetir e o que você deve evitar.
Em seu P&L, procure estas tendências:
- Grandes suprimentos ou compras de equipamentos que criam uma perda benéfica.
- Tendências sazonais devido ao mau tempo, desastres naturais ou turbulência econômica.
- Tendências sazonais devido a calendários escolares, padrões de viagens turísticas ou limitações de oferta.
- Lucro maior do que em anos anteriores ou inexplicáveis.
Ao examinar seu P&L, você está procurando maneiras de explicar as flutuações e mudanças em seus negócios.
Por exemplo, se você operar uma barraca de picolé, verá um lucro maior no verão, quando as temperaturas estão altas e as crianças estão fora da escola. Conhecer seus meses mais lucrativos ajudará você a prever como será seu próximo ano. Você também pode pegar essas informações e decidir contratar mais funcionários e estender seu horário em determinadas épocas do ano, tornando seu negócio ainda mais lucrativo nos meses de maior demanda.
Como tornar esse processo eficiente
Com certeza você não decidiu ter uma empresa para fazer apenas o seu planejamento orçamentário e precisa focar a energia em outros aspectos. Mas como tornar esse processo mais eficiente?
Um dos caminhos é investir em um software de gestão, para rastrear receitas e despesas e criar automaticamente seus demonstrativos de lucros e perdas.
Quando possível você também pode contratar um contador de sua confiança para ajudar a gerenciar seu orçamento, corrigir o curso quando o negócio sair dos trilhos e garantir que você está pagando os impostos necessários.
Divida o processo de como criar um orçamento empresarial em pequenas etapas – gerenciar um orçamento empresarial é muito mais fácil quando você faz partes do trabalho ao longo do tempo e lida um pouco a cada dia ou a cada semana.
Implemente procedimentos de orçamento que o ajudarão a saber onde encontrar os números de que precisa, quando as despesas saem e onde está localizado o dinheiro necessário.
Existem muito poucos empresários que você conhecerá que amam orçamentos, finanças e planilhas. Simplesmente não é por isso que as pessoas se tornam proprietárias de empresas. Mas o orçamento faz parte da vida quando você possui um negócio. Portanto, saber passo a passo como criar um orçamento comercial e gerenciá-lo com eficiência tornará seu trabalho como proprietário de uma empresa um pouco mais fácil.
Fonte: nerdwallet.com