O controle de retenções por regime de caixa tem como objetivo aprimorar o envio do pagamento de retenções federais, fazendo com que seja possível gerar parcelas de valores das retenções proporcionais aos valores que foram pagos ao fornecedor e permitir desdobrar as parcelas em mais de um mês.
O comportamento até então era de gerar sempre uma parcela única com o valor total da retenção, sendo possível usar o vencimento previsto da retenção para definir melhor a data do fato gerador do recolhimento. Esse controle simplificado é possível pois na perspectiva da Receita Federal ocorre apenas uma antecipação dos valores que seriam devidos pelos pagamentos ao fornecedor.
Com as últimas mudanças no envio do arquivo EFD-Reinf, que passou a declarar retenções na série R-4000, ficou disponível um controle mais avançado para quem desejar.
Ativando o novo controle
Para que este controle seja ativado, é necessário fazer a configuração na empresa no Módulo de Livros Fiscais a partir do menu LFI 1.2-A, botão [Dados dos movimentos], acessar o [Enquadramento Fiscal], marcar o campo “Controla retenções federais por regime de caixa” e informar o período inicial do processamento do controle no campo “Período inicial ret.p/regime de caixa”.
A partir do momento que o primeiro registro é processado com este novo controle, não será possível desmarcar esta configuração. Como os valores totais de retenções serão feitos de forma parcial de acordo com o que foi pago para o fornecedor, essa proteção evita deixar algum documento com este controle pela metade.
Outra configuração importante a ser revisada encontra-se na manutenção de tabela genérica a partir do menu LFI 1.3-A, indicando a tabela “12-Impostos federais”. Para efetivar o controle por caixa, o DARF deve estar configurado com o campo “Fato gerador” com a opção “3-Pagamento/vencimento”. Ao utilizar outra configuração neste campo, é mantido o comportamento de envio integral da retenção na competência indicada.
Aplicação
Este novo controle foi aplicado para notas que geram valores de retenções federais, para os movimentos dos livros fiscais incluídos pelo menu LFI 1.2-I e na importação de arquivos XML em lote no menu LFI 5.3-N. Na consulta do movimento, passa a ser possível visualizar o registro de controle de pagamentos da retenção.
Para os movimentos de notas de serviço (ISS), o controle também foi aplicado na inclusão a partir da manutenção no menu LFI 2.7-I e na importação de arquivos XML em lote no menu LFI 5.3-U, bem como permite fazer a consulta do registro de controle de pagamentos das retenções.
Consulta dos registros de controle de pagamentos
A partir do momento que um movimento com valores de retenções é gravado, será gerado um registro de controle de pagamento de retenção para este movimento. Estes registros podem ser consultados a partir do novo menu LFI 2.I-M pela manutenção consolidada de registros de controle de pagamentos.
A partir desta manutenção consolidada, é possível consultar os registros de controle de pagamentos, o movimento que originou a retenção, todos os pagamentos de retenções (a partir de uma outra manutenção consolidada) e um acesso a rotina de atualização de pagamentos de retenções. Esta rotina deve ser disparada mensalmente para que identifique os documentos pagos de fornecedores e gere os novos registros de retenções.
Integração com o Financeiro
A rotina de controle de retenções está compatibilizada com a integração dos Livros Fiscais com o Módulo de Controle Financeiro, desta forma os documentos de retenções são gerados automaticamente. Para os clientes que não possuem o módulo financeiro, a rotina também está adaptada para funcionar com o controle de pagamentos próprio do módulo Fiscal, observando a tabela de vencimentos e pagamentos do período.
Para a integração com o Financeiro, quando um movimento é incluído, é gerado um documento a pagar para o fornecedor da nota, e quando é feita uma baixa parcial ou uma baixa total nela, será gerado um registro de documento referente a retenção com valor proporcional ao que foi pago ao fornecedor. No começo do mês, deve ser executada a rotina de atualização de pagamentos de retenções por regime de caixa referente ao período anterior. A rotina verifica os documentos do Financeiro que foram pagos e gera novos documentos de retenções a pagar.
Envio no EFD-Reinf
Estes novos registros de controle de pagamentos de retenções agora passam a ser enviados no Reinf a partir da data de pagamento da retenção, assim enviando apenas o valor proporcional que foi efetivamente pago de retenção no mês. São enviados nos registros da série R-4000, que além dos novos registros controlados por caixa, permanece enviando os demais DARF que estejam configurados para regime de competência.