O Time de Recursos Humanos juntamente com o Time WEB concluiu o Projeto do Recurso de Pré-Admissão de Funcionários. Com esse novo recurso, o SIGER® passa a permitir o cadastro de funcionários em pré-cadastro, registrando informações iniciais antes da efetivação da admissão. Esse novo processo também conta com integração ao Portal de Funcionários, permitindo o envio de dados e documentos.
Motivação
Na rotina dos escritórios contábeis, os dados, documentos e fotos para a admissão de funcionários geralmente são enviados pelas empresas clientes por WhatsApp ou e-mail. Essas informações costumam chegar em diferentes momentos e, muitas vezes, de forma incompleta, exigindo novas solicitações e conferências pelo escritório.
Como o SIGER® exigia o preenchimento completo para gravar o cadastro, o escritório precisava organizar e armazenar essas informações fora do sistema até reunir os dados necessários. Depois, realizava o cadastro manualmente, aumentando o trabalho de digitação e o risco de erros.
Diante desse cenário, surgiu a necessidade de facilitar o envio das informações pelo proprietário ou responsável pela empresa e recebê-las diretamente no SIGER® como pré-cadastro. Dessa forma, o escritório pode centralizar os dados, conferir as pendências e concluir o cadastro com mais agilidade e menos retrabalho.
Novas funcionalidades
Pré-cadastro do funcionário
A manutenção de funcionários ganhou um novo indicador de tipo. Com ele definido como pré-cadastro, o registro poderá ser gravado apenas com CPF e nome. Demais validações que impediriam a gravação agora aparecem como alertas, mostrando o que ainda falta completar.
É importante ressaltar que o funcionário enquanto pré-cadastro não envia nada ao eSocial, não entra nos cálculos, como também fica fora das principais manutenções da folha.
Manutenção consolidada de Pré-cadastro
Foi criado um novo menu FPA/RHU 1.8-P – Manutenção consolidada de funcionários em pré-cadastro, que irá listar apenas os registros de funcionários com o novo tipo. Além dos botões padrões de incluir, alterar, consultar e excluir, ela tem dois novos recursos sendo eles:
- Portal: Gera o link do formulário de admissão do portal de funcionário e o copia para a área de transferência.
- Finalizar: Transforma o funcionário em pré-cadastro em funcionário definitivo.
Vinculação com o portal de funcionários
Com o link de acesso, é possível abrir o Formulário de Admissão no Portal de Funcionários diretamente pelo navegador. Os dados da empresa e da filial já são identificados automaticamente, permitindo que sejam preenchidas as informações pessoais, anexados documentos e foto, além de contar com a opção de salvar um rascunho para concluir o processo posteriormente.
O Portal de Funcionários busca todos os dados cadastrados no SIGER®, tais como departamentos, cargos como também o CPF, onde verifica automaticamente se já existe um cadastro de pessoa e completa com os dados existentes. Após o envio do formulário, as informações são encaminhadas ao SIGER® como um pré-cadastro, já contendo todos os dados que foram preenchidos.
A seguir, são apresentados alguns exemplos das telas disponibilizadas pelo processo de pré-admissão:
Dados disponíveis no portal de Funcionários
Processo de pré-admissão
*Obs: Dados inclusos nos GIF’s foram gerados aleatoriamente
Finalização do cadastro
Com um ou mais funcionários selecionados, o botão Finalizar efetiva o cadastro quando todas as informações do pré-cadastro estão corretas e atendem às validações do sistema.
Quando apenas um registro é selecionado e existem informações pendentes ou inconsistentes, a tela de manutenção do funcionário é aberta automaticamente para que os ajustes necessários sejam realizados antes da finalização.
No caso de múltiplos registros selecionados, o sistema finaliza automaticamente os cadastros que passam pelas validações e gera um relatório com os funcionários que não puderam ser efetivados, informando os respectivos motivos para que as correções possam ser realizadas.
*Obs: Dados inclusos no GIF foram gerados aleatoriamente
Importações e integração via API
A funcionalidade também está nas importações de funcionários. Os menus 1.8-U Importação de funcionários e 8.3-U Importação eSocial ganharam o campo Pré-cadastro, com as opções indicativas se deve ou não inserir a importação como pré-cadastro.
Assim como, para quem integra o SIGER® com outros sistemas, a SIGER® API permite incluir/alterar funcionários, anexos e foto, sempre como pré-cadastro. O acesso fica restrito aos sistemas autorizados pelo cliente, por meio de um adicional da API.
Ganhos do projeto e próximos passos
Com a Pré-Admissão, o proprietário ou responsável pela empresa cliente pode preencher os dados do futuro funcionário e anexar os documentos pelo formulário on-line. Após o envio, as informações são recebidas diretamente no SIGER® como pré-cadastro, reduzindo a troca de mensagens e diminuindo o risco de erros.
O escritório contábil passa a contar com os dados e documentos centralizados para conferir as informações, complementar as pendências e finalizar os cadastros. Enquanto permanecer como pré-cadastro, o registro não participa dos cálculos da folha nem gera envios ao eSocial.
A estrutura desenvolvida também abre caminho para novas integrações e melhorias. Os recursos da SIGER® API utilizados pelo Portal de Funcionários da Rech também permitem ampliar a integração com outras plataformas.
Como próximo passo, temos como objetivo desenvolver uma opção de pré-admissão para que o próprio futuro funcionário possa preencher seus dados cadastrais diretamente pelo formulário on-line, facilitando a coleta das informações admissionais.
A versão inicial, do projeto estará disponível a partir da versão 26.20a, nos sistemas Folha de Pagamento e Recursos Humanos, menu 1.8-P – Manutenção consolidada de funcionários em pré-cadastro.
