À medida que avançamos na era digital, está se tornando cada vez mais importante para empresas de todos os tamanhos, desde pequenas lojas a grandes organizações, otimizar suas práticas de separação de pedidos. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que contam com funcionários de depósitos ou sistemas automatizados para atender aos pedidos. Afinal, os consumidores de hoje se acostumaram a receber seus produtos de maneira muito ágil.
Gigantes do comércio eletrônico, como a Amazon, mudaram para sempre a percepção de como os pedidos devem ser atendidos, tanto em termos de tempo quanto de precisão. Mas, embora sua empresa possa não estar prometendo entrega na mesma hora, essas expectativas em mudança não devem ser ignoradas – na verdade, elas deveriam estar moldando sua estratégia de separação de pedidos em armazém, em constante mudança.
Além disso, a pandemia COVID-19 está sobrecarregando as cadeias de suprimentos em todo o mundo, interrompendo as atividades comerciais e impactando tanto os fabricantes quanto os consumidores. As réplicas desta era também moldarão as atividades de separação de pedidos de armazém no futuro e guiarão os gerentes de armazém no projeto de estratégias mais ágeis e resilientes para lidar com possíveis ocorrências futuras.
Como trabalhamos com diferentes empresas no segmento de distribuição, compilamos este guia práticas recomendadas para auxiliar a sua empresa a otimizar cada vez mais esse processo.
O que compõem esse guia?
- O que é separação de pedidos?
- Os diferentes tipos de separação de pedidos
- Métodos comprovados e verdadeiros usados na seleção de pedidos
- O melhor equipamento para seleção otimizada de pedidos
- Melhores práticas para melhorar a produtividade da separação
O que é separação de pedidos?
A separação de pedidos em depósito é um conceito simples, mas, na prática, pode ser bastante complexo. Simplificando, a separação de pedidos de armazém se refere à mão de obra e peças necessárias envolvidas na retirada de um item do estoque para atender o pedido de um cliente. É um processo que pode soar como o aspecto mais descomplicado do seu negócio, mas quando você analisa os números e percebe que equivale a uma média de 55% dos custos operacionais em qualquer centro de distribuição, os armazéns atentos ao orçamento rapidamente descobrem que sistemas ineficazes poderia impedi-los de mais inovações.
Se o seu negócio atende aos pedidos, é fundamental que você desenvolva uma estratégia de separação que enfatize a rapidez, precisão e organização, bem como investimentos que possam ajudar os três pontos conforme sua demanda muda no futuro.
De um modo geral, a separação de pedidos está inteiramente sob o guarda-chuva da logística do armazém, mas isso não significa que suas práticas atuais devam sempre ser avaliadas pelos tomadores de decisão no topo. Por exemplo, se seus concorrentes estão reduzindo seus preços em termos de tempo de atendimento ou se você recebeu reclamações públicas on-line sobre a precisão dos pedidos dos clientes, o primeiro fator que você precisa reavaliar é o seu processo de separação de pedidos.
Ao simplificar a metodologia, você pode:
- Oferecer aos clientes tempos de atendimento de pedidos mais rápidos
- Investir em tecnologias que possam promover a automação
- Promover a precisão em seus pedidos
- Reter uma equipe de estoque confiável, capaz e motivada
- Minimizar custos e maximize a utilização de ativos
- Economizar tempo e dinheiro que o ajudarão a se concentrar no futuro de sua empresa
Embora as melhores práticas para a separação de pedidos em depósitos não sejam uma “receita de bolo”, a organização, a comunicação, o investimento inteligente e o bom senso corretos podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo o processo de atendimento.
Os diferentes tipos de separação de pedido
As estratégias de separação de pedidos devem ser personalizadas para atender às necessidades de atendimento exclusivas de sua empresa. Selecionar um plano abrangente das categorias mais utilizadas abaixo o ajudará a desenvolver uma estrutura se você estiver retrabalhando seu plano de separação de pedidos atual – ou mesmo começando do zero:
As estratégias de separação de pedidos devem ser personalizadas para atender às necessidades de atendimento exclusivas de sua empresa. Selecionar um plano abrangente das categorias mais utilizadas abaixo o ajudará a desenvolver uma estrutura se você estiver retrabalhando seu plano de separação de pedidos atual – ou mesmo começando do zero:
Seleção de zona: a separação de zona geralmente é implementada quando o armazém está compilando pedidos que contêm vários componentes e em grandes armazéns para reduzir o tempo de caminhada para separadores individuais. O estoque é organizado em “zonas” onde um selecionador de pedidos é estacionado com os SKUs exclusivos encontrados apenas em sua zona. Para atender a um pedido, caixas ou contêineres se movem por cada zona, com os operadores coletando produtos simultaneamente para vários pedidos. Assim que uma caixa chega a uma zona, o selecionador insere o número necessário de SKUs para atender vários pedidos de uma vez. O compartimento passa de uma zona para outra até que todos os itens sejam coletados.
Separação discreta: na separação discreta, em vez de o funcionário ser atribuído a uma “zona” específica no armazém, eles compilam cada peça do estoque necessário no pedido, uma linha de cada vez. Esse plano pode funcionar bem para um depósito com uma equipe pequena que não está sobrecarregada com pedidos complexos de clientes. Embora possa levar mais tempo na área de coleta, a desvantagem é que isso minimiza o número de toques para enviar um pedido. Um pedido pode ser separado com um toque, sem ter classificações adicionais em uma metodologia de separação discreta.
Seleção em lote / pedido múltiplo: funciona bem para empresas interessadas em acelerar o processo de atendimento de pedidos. A coleta de lote exige que os gerentes avaliem os pedidos atuais quanto à popularidade e os coloque em lotes por seu SKU. De lá, os selecionadores estão na melhor localização do depósito para que os pedidos sejam atendidos o mais rápido possível. A coleta em lote funciona especialmente bem para empresas de comércio eletrônico com tendências de pedidos um tanto previsíveis, como as especializadas em alimentos e roupas.
Seleção de clusters: eficiência é o sinônimo para separação de clusters, que envolve um único selecionador compilando vários pedidos ao mesmo tempo, geralmente lidando com uma variedade de SKUs. Este método pode lhe dar uma grande vantagem quando se trata de velocidade, mas você precisará integrar tecnologias e recursos especiais para torná-lo bem-sucedido.
Wave Picking ou picking por ondas: faz muito sentido se o seu armazém está lutando com uma alta demanda de atendimento junto com uma abundância de estoque diversificado. Na separação em onda, um único selecionador prepara cada pedido, linha por linha, mas em vez de simplesmente ser compilado no número em que foi colocado, todos os pedidos de armazém são avaliados primeiro para maximizar as operações de transporte e separação. Essa estratégia permite que “ondas” de pedidos sejam enviadas e compiladas ao longo do dia, priorizadas por tempo e importância.
Além dos cinco tipos de separação mais comuns, muitas empresas combinam dois ou mais para melhor atender às necessidades específicas de seu depósito.
Por exemplo, os gerentes podem integrar os pontos de sucesso acima para fazer um plano de separação de lote por zona , separação por onda de zona ou separação por onda de lote por zona que se adapte melhor às suas necessidades de mudança.
Métodos comprovados e verdadeiros usados na separação de pedidos
Quando se trata de implementar um processo de separação de pedidos que funcione melhor para o seu armazém, a separação de um ou mais dos tipos acima é a chave, mas você precisará considerar uma série de fatores de suporte primeiro. De espaço disponível a estratégias e práticas de treinamento abrangentes, uma reorganização de seleção de pedido completa envolve um investimento em tempo e às vezes capital para realizar uma mudança com sucesso.
Vamos dar uma olhada em como você pode fazer isso :
Certifique-se de que sua programação de produção permite 100% de disponibilidade de estoque: oferecer datas de remessa competitivas e garantidas para seu cliente deve ser uma parte padrão e previsível de seu negócio. Para tornar isso uma realidade sustentável, você deve ter um nível mínimo de estoque por dia, bem como um procedimento de comunicação eficaz para quando você estiver com pouco item.
Planeje suas rotas de coleta com cuidado: só porque as rotas de coleta de seu armazém melhoraram sua produtividade quando foram implementadas pela primeira vez, não significa que não devam ser analisadas e melhoradas constante à medida que seu negócio cresce. Exija que seu gerente de armazém ou especialista em separação estabeleça rotas que eliminem retrocessos, que podem causar grandes atrasos. Além disso, mantenha contato com seus selecionadores para entender melhor os fatores que podem estar atrasando-os.
Implemente alocação baseada em velocidade: fique alerta com sua análise de velocidade de produto atual, tenha em mente a frequência com que um produto é vendido, especialmente se o warehouse da sua empresa estiver em alta. Isso significa que, com base em sua velocidade específica, um produto pode estar em uma “posição privilegiada”, mesmo que não seja escolhido há dias. Faça com que o gerente apropriado esteja ciente da velocidade de cada produto para que ele possa fazer as mudanças necessárias e que economizam tempo na organização geral do seu warehouse.
Mantenha registros dos dados de erro: é fácil culpar os funcionários negligentes, equipamentos abaixo do padrão ou empresas de transporte ineficientes por erros de separação, mas chegar a uma conclusão rápida pode significar que você está selecionando apressadamente um “ato falho”. Em vez disso, mantenha registros completos de todos os dados de erro, incluindo metas de tempo perdidas, e analise-os adequadamente para ter uma ideia melhor de onde se originou o erro. Se você tem uma equipe honesta e trabalhadora, por exemplo, pode ser hora de implementar um plano de alocação baseado em velocidade, integrar automação inteligente ou reavaliar suas rotas de estoque.
O melhor equipamento para separação otimizada de pedidos
Você pode ter investido na melhor e mais brilhante equipe para estabelecer a estratégia de separação de pedidos do seu depósito, mas isso não significa que tudo não pode desmoronar devido a equipamentos defeituosos, desatualizados ou desnecessários.
Aqui estão alguns equipamentos de coleta de pedidos utilizados que podem ajudar a otimizar os processos de coleta do seu armazém:
Robôs Móveis: nos últimos anos, os robôs aumentaram rapidamente seu nível de inteligência e flexibilidade à medida que o aprendizado de máquina e a inteligência artificial (IA) foram incorporados. O resultado dessas inovações é um novo estilo de robô adequado para trabalhar lado a lado com o warehouse selecionadores. Os robôs de armazém modernos são projetados para complementar os processos de separação tradicionais. Esses robôs foram projetados para operar no chão, nos mesmos espaços onde os funcionários estão trabalhando, geralmente em colaboração com esses funcionários. Neste modelo, o robô é atribuído a uma tarefa e navega automaticamente para um local de escolha. Quando chega, um selecionador puxa o produto de uma prateleira ou caixa e o coloca em uma lixeira ou bolsa no robô. O robô é então direcionado pelo software que controla o sistema para o próximo local de coleta até que todos os itens de um pedido estejam na sacola e prontos para entrega na estação de embalagem. Os robôs colaborativos móveis podem ser muito eficazes para centros de distribuição com uma grande variedade de pedidos, incluindo um número significativo de pedidos de vários produtos. Como o robô é responsável por todas as viagens sem valor agregado entre as tarefas, os funcionários são mais produtivos porque permanecem em sua zona onde estão concentrados em pegar itens das prateleiras.
Equipamento Pesado: pode incluir qualquer coisa, desde os robôs automatizados inteligentes mencionados acima até empilhadeiras que têm uma capacidade de carga maior do que a que você está usando atualmente. Se o seu warehouse está ou não usando qualquer uma dessas ferramentas, não vem ao caso; a lição principal é simples – grande despesa de capital, menos mão de obra e mais maquinário. Obviamente, nem todos os aspectos de um warehouse serão – ou deveriam – ser completamente automatizadas, mas se as ferramentas disponíveis economizam mais tempo e dinheiro para sua empresa no longo prazo.
Equipamento de seleção por voz: o termo “seleção por voz” refere-se ao sistema sem papel e sem as mãos que fornece instruções aos selecionadores em tempo real. Essa tecnologia é importante, pois permite que os trabalhadores mantenham as mãos e os olhos livres enquanto se movem pelo depósito. Em termos de equipamento, a seleção por voz geralmente requer um fone de ouvido e um microfone conectados a um dispositivo junto com um carrinho manual que é puxado pelo depósito. Uma grande vantagem é que muitos dispositivos de seleção por voz também são equipados com funções de feedback multimodais, o que permite que os selecionadores comuniquem as informações necessárias de volta ao seu sistema.
Leitores de código de barras: os leitores de código de barras têm sido usados há anos em todo o campo de rastreamento de estoque, mas isso não significa que o equipamento esteja desatualizado. Na verdade, os leitores de código de barras mais recentes possuem recursos de ponta que promovem a automação em toda a cadeia de suprimentos. Os melhores leitores de código de barras de hoje reduzem a possibilidade de erro humano, eliminam os custos de papel e impressão, fornecem informações que economizam tempo sobre a localização do SKU e são conectados a um software que analisa automaticamente seu estoque.
Balanças e software de peso: outra maneira de reduzir erros na forma de pedidos de embalagem insuficiente ou excessiva é por meio da implementação de balanças eletrônicas de peso em seu depósito. Pesar o pacote antes de sair para o envio garante que os itens corretos sejam, de fato, uma parte do pedido. Além disso, os dados compilados pelo software de balanças inteligentes podem ajudar a prever mudanças nos custos de envio.
Melhores práticas para melhorar a produtividade da separação do armazém
A separação de pedidos é uma das funções essenciais de uma operação de depósito. Utilizar as metodologias de seleção certas, alavancar a tecnologia para agilizar os processos e seguir as práticas de contratação seguras irá percorrer um longo caminho para otimizar seus fluxos de trabalho e contribuir para os resultados financeiros.
Para ajudá-lo a otimizar ainda mais os fluxos de trabalho de atendimento de pedidos, vamos dar uma olhada nas melhores práticas para melhorar a produtividade da separação do armazém.
Projete seu armazém para um fluxo ideal
Cada área funcional do seu warehouse deve ser projetada e posicionada para fluir de uma atividade para a próxima. Este projeto é baseado em como o estoque flui através de cada área, desde o recebimento até a expedição.
Por exemplo, as mercadorias fluem através de um depósito típico desta forma: Recebimento – Armazenamento – Reabastecimento – Separação de pedidos – Classificação – Embalagem – Remessa.
Esse fluxo lógico de estoque elimina cenários em que os separadores têm que dobrar de volta entre as áreas para realizar uma atividade de atendimento de pedido. Além disso, cada área deve ser projetada para acomodar a quantidade esperada de tráfego. Os corredores devem ser largos o suficiente para facilitar o fluxo suave dos funcionários e equipamentos sem causar congestionamento – mesmo durante períodos de alto volume de tráfego.
Zonas de SKUs de rápida movimentação juntas
Gerentes de warehouse experientes aproveitam a regra 80/20 para acelerar o atendimento de pedidos. Basicamente, essa regra estipula que 20% dos produtos respondem por 80% dos pedidos dos clientes. Como tal, zonear SKUs de alto volume (ou seja, criar um depósito dentro de um depósito) é uma ótima maneira de otimizar as atividades de separação de pedidos. Por um lado, reduz o tempo de viagem porque os selecionadores não precisam mais se deslocar pelo depósito para selecionar os itens pedidos com frequência.
Certifique-se de que a zona seja adequadamente projetada e situada para facilitar o tráfego e a atividade de alto volume. É uma boa ideia posicionar zonas contendo SKUs de alta velocidade mais próximas das áreas de envio e recebimento.
Essa ideia também pode ser estendida para incluir SKUs que são frequentemente pedidos juntos, como shampoo e condicionador, grampos e grampeadores, etc. Colocar esses itens juntos ajuda a reduzir o tempo de viagem e acelera as atividades de coleta.
Garanta a segurança dos coletores
A coleta e a embalagem exigem que os funcionários manuseiem itens que foram manuseados por outros e ainda podem ser manuseados por outras pessoas em seu depósito.
Automatizar atividades de coleta de pedidos, implantar tecnologia de coleta de mercadorias, redesenhar zonas de coleta e aproveitar robôs colaborativos são as melhores práticas para otimizar simultaneamente a produtividade e permanecer operacional durante a pandemia COVID-19.
Outras práticas recomendadas incluem:
- Use divisórias, contêiner e escaninhos bem identificados para subdividir o estoque para uma coleta mais fácil e rápida. É ideal para armazenar e classificar grandes quantidades de itens minúsculos.
- Priorize o reabastecimento de itens de movimentação rápida e coletados com frequência.
- Coloque os itens escolhidos diretamente nas caixas de remessa.
Como o ERP SIGER pode auxiliar sua empresa na organização e eficiência da separação de pedidos
O ERP SIGER® disponibiliza o Módulo de WMS (Warehouse Management), que é indicado para centros de distribuição, armazéns ou empresas que tenham a necessidade de endereçar a localização de seus produtos e insumos em seu estoque. Gerenciar a localização de produtos, caixas, paletes ou qualquer tipo de embalagem através de movimentações de produtos ou pacotes.
Além desse recurso, o Módulo de Vendas e Faturamento, conta com o adicional de Separação de Pedidos, possibilitando que a separação seja feita utilizando o leitor de código de barras e permitindo uma ampla seleção dos pedidos a serem separados. É possível ainda selecionar o lote que está sendo movimentado e emitir a NF-e logo após o final da separação, trazendo ainda mais agilidade aos processos da sua empresa.
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Resumindo
Não existe uma estratégia de separação que sirva para todas as empresas ou prática recomendada, dada a variedade de produtos, recursos da força de trabalho, tamanhos de instalações e localizações geográficas de depósitos em todo o mundo. No entanto, comprovou-se que as melhores práticas acima melhoram as atividades de atendimento de pedidos, independentemente das condições específicas de sua instalação.
Essas melhores práticas suportam maior rendimento, aumentam a produtividade e geram maior precisão e tempos de ciclo mais rápidos, aumentando assim a satisfação do cliente e maximizando a eficiência geral.
Fonte: 6River.Com