Você sabe o que é qual a função de um Sistema de Gestão ERP?

O alto nível de competição do cenário atual exige das empresas um alto índice de renovação e inovação, seja em nível de gestão ou de tecnologia. A busca pela melhoria contínua e pela otimização dos recursos, tornou-se um dos fatores chave para o sucesso de qualquer negócio. Agilidade e adaptação são as palavras de ordem.

Com a evolução da tecnologia, a diferenciação encontra-se cada vez mais na gestão eficiente, no planejamento, no controle e na agilidade na tomada de decisão. Nesse sentido, as organizações enfrentam desafios cada vez mais complexos, que mudam de acordo com o crescimento e o desenvolvimento do negócio.

Para superar esses fatores as empresas encontram na tecnologia uma aliada. Através dela as organizações podem alcançar níveis de excelência na gestão e no controle de seus processos, potencializando seus resultados e diferenciando-se no mercado. Uma dessas ferramentas é o ERP (Enterprise Resource Planning), ou Sistema de Gestão Empresarial. O ERP possibilita que a empresa integre todas as áreas do negócio, facilitando a gestão e a tomada de decisão, permitindo que o negócio cresça de forma planejada e sustentável.

O que é um ERP

Entenda o que é e qual a utilidade dessa importante ferramenta.

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, em português também conhecidos como Sistemas de Informações Gerenciais (SIG). De forma geral um Sistema ERP é uma ferramenta de gestão empresarial que, através de diversos recursos tecnológicos, permite o fácil gerenciamento das informações relativas aos processos operacionais, administrativos e estratégicos da empresa.

O objetivo principal de um Sistema ERP é disponibilizar de forma centralizada as informações para a tomada de decisão e controle da empresa e seus processos. O ERP busca gerenciar o fluxo de informações integrando as diversas áreas de uma empresa, possibilitando aos gestores maior controle, agilidade e confiabilidade no acesso às informações.

Desenvolvidos sobre uma base de dados centralizada, o Sistema ERP permite a consolidação de todas as operações da empresa em um único sistema, que pode estar alocado em um servidor na empresa ou na nuvem.

Benefícios para a empresa

O que a sua empresa ganha com a utilização de um Sistema ERP

Além da integração dos processos e das áreas da empresa, o uso de um Sistema ERP agrega muitos outros benefícios ao negócio:

Aumento da eficiência;
Redução de erros e retrabalho;
Integridade das informações;
Otimização do relacionamento com o cliente;
Informação atualizada e em tempo real para a tomada de decisão;
Padronização dos processos nas diversas áreas da empresa;
Maior controle dos recursos, diminuindo os custos operacionais;
Gestão eficiente do processo de vendas;
Maior controle do processo produtivo, diminuindo os custos e o desperdício;
Entre muitos outros benefícios que aumentam a produtividade da empresa.

Quando implantar um ERP

Qual o momento certo para investir em um Sistema de Gestão ERP?

Toda a empresa já deveria iniciar seu funcionamento contando com um bom Sistema ERP. No entanto, devido a diferentes aspectos, geralmente relacionados à questão financeira, a maioria das empresas sente a necessidade de instalar um Sistema ERP quando a situação já está fugindo ao seu controle, tanto no acesso quanto no gerenciamento das informações. Dito de outra forma, quando a empresa sente a necessidade de integrar e controlar os diversos processos, devido a grande demanda de informações e exigências fiscais.

Porém existem algumas questões que podem auxiliar o empresário a decidir qual o melhor momento para buscar um Sistema ERP:

Informação: Tenho ao meu alcance, de forma rápida, informações atualizadas e confiáveis? Dependo de muitas pessoas, reuniões, cobranças, para obter informações? Perco vendas por falta de agilidade, controle e informação?

Financeiro: Possuo um controle efetivo do meu fluxo de caixa, a curto, médio e longo prazo? Tenho um controle financeiro que me possibilita planejar compras, vendas, recebimentos, etc?

Processo produtivo: Controlo de forma eficiente, sem desperdícios, o meu processo de produção? Tenho um planejamento de materiais que permite uma produção constante e sem atrasos?

Qualidade: Cumpro prazos de entrega? Atendo meus clientes com agilidade?

Controle: Tenho em mãos a quantidade de estoque? Controlo meu giro de estoque? Consigo controlar os produtos liberados para venda? Indicadores financeiros e de desempenho?

Essas são apenas algumas questões que podem auxiliar a sua empresa a decidir se esse é o momento certo. Se a sua resposta para a maioria dessas questões foi NÃO, então o momento de pensar em um Sistema ERP é agora.

Preciso de um Sistema ERP. E agora?

Pontos para um projeto de sucesso.

Depois de identificar a necessidade de um Sistema ERP, começa a busca pela solução que melhor se encaixa nas necessidades da sua empresa. Nessa etapa é muito importante realizar uma análise detalhada entre o que a sua empresa realmente necessita e o que o fornecedor do Sistema ERP oferece. Isso garantirá a assertividade do seu investimento, contratando a solução com o melhor custo x benefício e não investindo em recursos que no momento não são necessários.

O ideal é que o Sistema ERP permita a inclusão e atualização dos recursos de acordo com a evolução do seu negócio.

Após a escolha do fornecedor do Sistema ERP, inicia a implantação, que é fundamental para o sucesso do projeto. Conheça:

1 – Levantamento dos Processos: essa etapa é a base para as demais e deve ser desenvolvida da forma mais completa possível. Nela são mapeados todos os processos da empresa e como os mesmos se integram nas diferentes áreas.

2 – Análise das Necessidades: após o mapeamento dos processos do negócio ocorre o cruzamento com os recursos oferecidos pelo ERP, assim são identificadas as necessidades da empresa e como o Sistema poderá suprir cada uma. Nessa etapa também é avaliada a infraestrutura de TI da empresa e se a mesma comporta a instalação do ERP ou necessita de atualizações.

3 – Identificação dos Módulos e Recursos: com as necessidades identificadas são levantados os módulos e recursos necessários para o gerenciamento do negócio, bem como eventuais customizações.

4 – Implantação: a implantação é a instalação do Sistema ERP na empresa, nessa etapa um consultor irá até a empresa para instalar o Sistema ERP e o Banco de Dados.

5 – Treinamento: após a instalação e configuração de todos os recursos os usuários são treinados nas rotinas que irão utilizar. O treinamento poderá ser na empresa ou na sede do fornecedor.

6 – Suporte: com o ERP instalado e usuários treinados o Sistema entra em uso oficial. Os usuários passam a contar com o Setor de Suporte para eventuais dúvidas na utilização. Esse é um dos fatores cruciais para o sucesso do projeto. O fornecedor deve contar com uma equipe de suporte qualificada, que atue como parceiro do cliente e contribua, efetivamente, para que o Sistema ERP seja usado em todo seu potencial.

7 – Manutenção: a partir desse momento sua empresa terá a atualização constante de novos recursos, como melhorias nos módulos e atualizações legais, bem como o acompanhamento de um Consultor de Negócios que irá auxiliar sua empresa na identificação de melhoria nos processos gerenciados pelo ERP e na necessidade de novos recursos.

Ao optar por um fornecedor de Sistema ERP tenha em mente essas etapas. A não realização de uma delas poderá, a curto ou médio prazo, trazer surpresas para a sua empresa.

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