Manter a consistência entre os bens cadastrados no sistema e aqueles existentes fisicamente é uma atividade fundamental para garantir um controle patrimonial confiável. Com o passar do tempo, movimentações, perdas, substituições e outras situações podem gerar divergências entre o cadastro e a realidade da empresa, tornando os processos de conferência e regularização cada vez mais trabalhosos.
Pensando em simplificar esse cenário, o time Controladoria desenvolveu uma nova funcionalidade para o módulo de Gestão Patrimonial: a Baixa em Lote de Bens Patrimoniais. O recurso foi criado para tornar o processo mais rápido, seguro e transparente, reduzindo o esforço operacional necessário para regularizar grandes volumes de bens.
Como funcionava a rotina anterior?
Antes da implementação da Baixa em Lote, a rotina (GPA 2.1-B) permitia apenas a baixa individual de bens. Em situações que exigiam a baixa de grandes quantidades de registros, o processo tornava-se demorado, demandando elevado esforço operacional e aumentando o tempo necessário para concluir a atividade.
Como funciona a nova rotina?
A nova funcionalidade foi integrada à manutenção consolidada dos bens (GPA 2.1–M), permitindo que todo o processo seja realizado em um único fluxo de trabalho.
Seleção simplificada dos bens
Os bens que serão baixados podem ser selecionados diretamente na manutenção consolidada, eliminando a necessidade de acessar cada registro individualmente.
Configuração centralizada
Após a seleção, é possível definir os parâmetros gerais que serão utilizados na baixa, garantindo padronização e maior produtividade durante a execução do processo.
Validação antes da execução
O sistema realiza uma análise dos bens selecionados, identificando quais estão aptos para baixa e quais necessitam de atenção ou ajustes antes da continuidade do processo.
Ajustes sem perder o contexto
Caso algum bem necessite correção ou manutenção, as alterações podem ser realizadas diretamente pela própria janela do processo, sem que seja necessário refazer toda a seleção realizada anteriormente.
Transparência total dos resultados
Após a execução da baixa, os lançamentos gerados podem ser consultados na própria manutenção consolidada, proporcionando rastreabilidade e maior visibilidade sobre as operações realizadas.
Ganho real de produtividade
Em um cenário recente, foi necessária a baixa de aproximadamente 460 bens patrimoniais. Utilizando o processo tradicional, a execução demandaria vários dias de trabalho manual. Com a nova funcionalidade de baixa em lote, a mesma atividade pode ser concluída em poucos minutos, mantendo todos os controles necessários e oferecendo total transparência para validação dos resultados.
A Baixa em Lote de Bens Patrimoniais representa mais um passo na evolução do módulo de Gestão Patrimonial, proporcionando maior eficiência operacional, redução de atividades repetitivas e mais segurança nos processos de gestão patrimonial.
